l’article 3 des règlements administratifs

La Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif exige que les résolutions extraordinaires soient adoptées aux deux tiers (2/3) au moins des membres (règlements administratifs, 1.1(q) : « Définitions – Résolution extraordinaire ») pour les questions qui se rapportent à l’adhésion et aux réunions des adhérents. Les détails à ce sujet sont inclus dans la présente politique. Ce qui suit est décrit au paragraphe 17.1 (« Modifications devant fait l’objet d’une résolution particulière ») des règlements administratifs et doit être approuvé par les membres lors de l’assemblée générale annuelle :

« Composition », paragraphe 3.1; « Droits des membres », paragraphe 3.3; « Nombre de directeurs », paragraphe 4.2; « Avis des réunions », article 15.

Les règlements administratifs définissent deux catégories d’adhérents : les membres individuels (règlements administratifs, 3.1(a)) et les membres institutionnels (règlements administratifs, 3.1(b)). L’adhésion en tant que membre individuel est à renouveler tous les ans à compter de la date de versement de la cotisation et le membre a le droit de vote lors des réunions des adhérents (règlements administratifs, article 6 : « Réunions des membres »). L’adhésion institutionnelle est valable pour l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre. Elle n’est pas calculée au prorata et les membres institutionnels ne disposent d’aucun droit de vote lors des réunions des adhérents. (Toute modification de ces conditions nécessite une approbation par résolution particulière.)

La page sur l’adhésion à la SAPES est une annexe du site Web de la SAPES. Cette annexe contient la base de données principale pour les membres individuels et institutionnels de la société et elle sert à envoyer des avis aux adhérents (règlements administratifs, 6.5 : « Avis des réunions »). Ce sont les adhérents eux-mêmes qui ont pour responsabilité de mettre à jour leur profil et des rappels leur sont envoyés quand arrive la date de renouvellement de leur adhésion. Les listes des adhérents sont tenues à jour pour tous les adhérents de la SAPES et pour les groupes affiliés (règlements administratifs, article 10 : « Groupes affiliés » et politique 6 : « Groupes affiliés ») et ces listes représentent le moyen officiel de communiquer des informations à la SAPES et aux groupes affiliés membres par le biais de messages de courriel, d’avis, d’annonces et de forums de discussion. Les données sur les adhérents et la communication relèvent officiellement de la responsabilité du secrétaire de la SAPES et les mises à jour et les envois sont assurés par l’unité administrative.

1. CATÉGORIES D’ADHÉRENTS ET COTISATIONS

A. MEMBRES INDIVIDUELS DE LA SAPES

Les membres individuels de la SAPES (règlements administratifs, 3.3 : « Droits du membre ») ont tous les mêmes droits et privilèges et le droit de vote aux réunions des adhérents. La SAPES a différents types de membres individuels, mais ces différents types ne constituent pas des catégories ou groupes distincts. Certains de ces types de membres peuvent bénéficier d’une réduction des droits d’adhésion (règlements administratifs, 3.6 : « Cotisations des membres » et politique 1, alinéa (d) : « Droits d’adhésion »). Ces divers types sont les suivants :

· membres à vie – Outre les lauréats du Prix national 3M d’excellence en enseignement, le conseil d’administration peut créer un comité de sélection composé d’au minimum trois membres et chargé d’évaluer les dossiers pédagogiques d’adhérents de la SAPES qui ont été proposés ou suggérés pour une adhésion à vie à la société.

· membres privilégiés – Les membres ordinaires employés dans un établissement d’enseignement postsecondaire qui est membre institutionnel de la SAPES bénéficient d’une réduction des droits d’adhésion en tant que membres privilégiés.

· membres ordinaires;

· membres étudiants – Les membres étudiants ont droit au rabais sur les droits d’adhésion pour les étudiants.

· membres retraités – Les membres retraités ont droit au rabais sur les droits d’adhésion pour les retraités.

B. MEMBRES INSTITUTIONNELS DE LA SAPES

L’adhésion institutionnelle (règlements administratifs, 3.1(b) : « Composition ») a été créée en 2007. Elle correspond à l’engagement des établissements envers l’excellence dans l’enseignement et la réflexion sur la pratique de la profession. L’adhésion institutionnelle témoigne du climat positif et favorable à l’enseignement et à l’apprentissage qui règne de l’établissement. Il existe deux types de membres institutionnels, mais ces deux types ne constituent pas des catégories ou des groupes distincts au sein de la SAPES. Les deux types de membres institutionnels ont des droits et des privilèges identiques, mais n’ont pas le droit de vote lors des réunions des adhérents :

· type 1 : collèges et universités offrant principalement des programmes de premier cycle

· type 2 : universités polyvalentes et universités offrant des programmes de doctorat et de médecine

Tous les ans, à l’automne, généralement en octobre ou en novembre, des avis de renouvellement sont envoyés par le président de la SAPES aux membres institutionnels existants, ainsi que des invitations à devenir membres institutionnels aux collèges et aux universités du Canada. Les trousses d’information pour le renouvellement de l’adhésion ou pour l’adhésion à la SAPES contiennent en général les documents suivants : le rapport annuel de la SAPES, la brochure de la SAPES et une facture pour les frais d’adhésion. Deux exemplaires des publications de la SAPES parues au cours de l’année écoulée sont également envoyés aux membres institutionnels fondateurs et un exemplaire est inclus dans les autres trousses.

Membres institutionnels fondateurs : Université Acadia, Université Brock, Université Carleton, Université Concordia, Collège de l’Alberta, Université Dalhousie, Collège Durham, Collège Fanshawe, Collège Fleming, Collège universitaire Kwantlen, Université Lakehead, Collège Lambton, Collège universitaire Malaspina, Université McMaster, Université Memorial de Terre-Neuve, Collège Mohawk, Université Mount Allison, Université Mount Saint Vincent, Collège Niagara, Collège Northern Lights, Collège d’agriculture de la Nouvelle-Écosse, Université Queen’s, Université Ryerson, Université Saint Mary’s, Collège Sheridan, Université Simon Fraser, Université St. Jerome’s, Université Thompson Rivers, Université Trent, Université du Québec à Montréal, Collège universitaire de Fraser Valley, Université de l’Alberta, Université de la Colombie-Britannique, Université de Calgary, Université de Guelph, Université du Manitoba, Université du Nouveau-Brunswick, Institut universitaire de technologie de l’Ontario, Université d’Ottawa, Université de l’Île-du-Prince-Édouard, Université de la Saskatchewan, Université de Toronto, Université de Victoria, Université de Waterloo, Université Western, Université de Windsor, Université de Winnipeg, et Université Wilfrid Laurier

C. ADHÉSION DES GROUPES AFFILIÉS

Outre les droits d’adhésion exigés des membres individuels de la SAPES, les groupes affiliés (règlements administratifs, article 10 : « Groupes affiliés ») peuvent demander à leurs membres de verser des droits d’adhésion supplémentaires.

D. DROITS D’ADHÉSION

Le montant des droits d’adhésion de la SAPES est approuvé par le conseil d’administration de la société.

2. RÉUNIONS DES ADHÉRENTS DE LA SAPES

Article 6 des règlements administratifs

Cet article des règlements administratifs porte sur les réunions de tous les adhérents de la SAPES. Celles-ci sont de deux types : assemblées annuelles (règlements administratifs, 6.1) et réunions spéciales (règlements administratifs, 6.2). Elles sont décrites en détail ci-dessous. Les deux types de réunions peuvent être organisés par le conseil d’administration. Si l’avis de convocation est envoyé par courriel, il doit être reçu par les membres entre 21 et 35 jours avant la date de la réunion (règlements administratifs, 6.5 : « Avis des réunions »). Le quorum (règlements administratifs, 6.8 : « Quorum ») est atteint lorsque 5 p. 100 des membres ayant le droit de vote sont présents à la réunion.

Le conseil d’administration doit organiser une réunion spéciale (règlements administratifs, 6.2 : « Réunions spéciales et réunions sur demande ») des adhérents s’il en a reçu la demande de la part de 5 p. 100 des membres ayant le droit de vote; si le conseil n’organise pas de réunion dans les 21 jours suivant la réception d’une telle demande, les adhérents peuvent eux-mêmes organiser la réunion.

A. ASSEMBLÉES ANNUELLES

La Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif exige l’organisation d’une assemblée générale annuelle (règlements administratifs, 6.1 : « Assemblées annuelles »). Cette assemblée se tient habituellement au moment du congrès annuel de la SAPES, en juin de chaque année. Les affaires qui doivent être traitées lors de l’assemblée annuelle sont les suivantes : élection des membres du conseil d’administration (règlements administratifs, 6.1(b)), approbation des états financiers vérifiés (règlements administratifs, 16.1(a)) et nomination de l’expert-comptable (règlements administratifs, 6.1(c)) pour l’année à venir.

Les points supplémentaires suivants sont généralement inclus à l’ordre du jour de l’assemblée annuelle : rapport du président, budget, révision(s) des règlements administratifs, distinction des nouveaux membres et des membres sortants du conseil d’administration et des bureaux des groupes affiliés et période de questions posées par les participants.

B. RÉUNIONS SPÉCIALES DES ADHÉRENTS

Les points qui doivent être inclus à l’ordre du jour de l’assemblée annuelle (règlements administratifs, 6.1) ne peuvent pas être des questions à traiter lors d’une réunion spéciale des adhérents, dont l’ordre du jour peut inclure des modifications des règlements administratifs, la révocation d’un membre du conseil d’administration, d’un dirigeant ou de l’expert-comptable, des modifications des exigences pour les avis ou tout autre point.