1. Postes électifs

Le comité des nominations recherche des candidats et des candidates appropriés pour combler les postes de dirigeants et de dirigeantes (président/présidente, président élu/présidente élue, vice-président/vice-présidente, secrétaire, trésorier/trésorière) et pour combler les postes de président/présidente des comités permanents, qui sont élus, sauf indication contraire, par scrutin lors de l’assemblée générale annuelle de la Société pour un mandat de trois ans, qui commence à partir de la première réunion du Conseil suivant l’assemblée générale annuelle. À l’exception du président élu ou de la présidente élue dont le mandat est d’un an, tous les autres membres du Conseil sont élus pour un mandat de trois ans (conformément à l’article 3.3 du Règlement administratif No. 1) renouvelable une fois.

Les membres actuels du Conseil de la SAPES peuvent se porter candidats/candidates aux postes vacants du Conseil mais doivent informer le conseil de leur intention. Après l’achèvement d’un mandat de trois ans, un membre actuel du Conseil peut choisir d’être ré-élu au même poste en envoyant sa nomination, tel que décrit dans l’appel à nominations, et se présenter à une ré-élection. Si, avant l’achèvement de son mandat, un membre du Conseil cherche à obtenir la nomination pour un poste différent de celui qu’il ou elle occupe à l’heure actuelle, ce membre doit déclarer sa démission du poste qu’il ou elle occupe à l’heure actuelle à compter de la date de la prochaine assemblée générale annuelle avant d’accepter la nomination au nouveau poste. Dans ce cas, le poste devenu vacant peut être inclus dans l’appel à nominations.

Le ou la secrétaire de la Société est responsable des questions de gouvernance de la Société et fournit des conseils et des orientations au comité des nominations, sauf lorsque le comité des nominations recherche des nominations pour le poste de secrétaire. Dans ce cas, le vice-président ou la vice-présidente fournira des conseils et des orientations au comité. Si l’on recherche des candidats et des candidates à la fois pour le poste de vice-président ou vice-présidente et pour le poste de secrétaire, dans ce cas le président ou la présidente, ou encore le président élu ou la présidente élue, conseillera et aidera le comité des nominations.

2. Membres du comité des nominations

Sous réserve de l’approbation du Conseil, le comité des nominations consiste de trois membres de la Société nommés à l’occasion de l’assemblée générale annuelle ou peu après, quand un appel à membres intéressés est distribué à tous les membres de la Société. Il est important que le comité des nominations maintienne une relation sans lien de dépendance avec le Conseil existant et pour cette raison, les membres du Conseil ne peuvent pas être membres du comité des nominations. Le ou la secrétaire ou son représentant/sa représentante si le poste de secrétaire fait partie de l’élection, fournit des conseils et de l’aide mais n’assiste pas aux réunions du comité et ne vote pas.

3. Nominations et élections
a. Appel à nominations

En février ou en mars de chaque année, le comité des nominations prépare et fait distribuer à tous les membres de la Société un appel à nominations qui comprend :

  • Un appel à candidatures, à auto-nominations ou à identification de candidats et de candidates potentiels possibles parmi les membres actuels de la SAPES.
  • Une description des responsabilités relatives au poste et un lien vers le poste, tel que décrit dans les politiques suivantes :
  • Une demande auprès des candidats et des candidates d’une courte expression d’intérêt de 250 mots rédigée dans la langue de leur choix, anglais ou français (la Société préparera la traduction de l’expression d’intérêt) ainsi qu’une photo. Il doit être clairement indiqué que les candidats et les candidates ne font pas campagne et que l’expression d’intérêt, sa traduction et la photo affichées sur le site web de la SAPES sont les seuls renseignements relatifs au vote qui sont mis à la disposition des membres.
  • Dans les cas de candidats ou de candidates à un poste au comité exécutif, une lettre de la part de l’établissement ou du supérieur direct du candidat ou de la candidate doit également être envoyée; cette lettre doit préciser que le candidat ou la candidate bénéficie du soutien de son établissement pour mener à bien ses responsabilités au sein du Conseil pendant toute la durée de son mandat.
  • Les coordonnées de contact du président ou de la présidente du comité des nominations qui reçoit les nominations et répond à toutes les questions ou demandes de renseignements supplémentaires.
  • Une date limite pour l’envoi des propositions qui garantit une période de nominations d’au moins deux semaines.
b. Scrutin, vote et annonce des résultats

Le ou la secrétaire, ou son représentant désigné ou sa représentante désignée si le poste de secrétaire fait partie des élections, confirme que toutes les personnes proposées sont membres actuels en règle de la SAPES et qu’elles sont prêtes à se porter candidates au poste vacant.

Si à la fin de la période de nominations il reste des postes pour lesquels aucune nomination n’a été reçue, le président ou la présidente du comité des nominations informe le Conseil. Le Conseil décidera alors soit de prolonger la période de nominations, soit de laisser le poste vacant et de rouvrir le processus de nominations à une date ultérieure.

Si à la fin de la période de nominations il n’y a qu’une seule nomination pour un poste donné, le président ou la présidente informe le ou la secrétaire qui sollicite l’approbation du Conseil pour une élection par acclamation ou une extension de la période de nominations. Sous réserve de l’approbation du Conseil, le nom d’un candidat élu ou d’une candidate élue par acclamation figure sur le bulletin de vote pour ratification de son poste par les membres avec les choix suivants : approuvé, rejeté, abstention.

Les lettres d’expression d’intérêt des candidats et des candidates ainsi que leurs photos seront affichées sur le site web de la SAPES au moins cinq semaines avant la tenue de l’assemblée générale annuelle de la Société et un lien vers les candidats et les candidates et vers les renseignements relatifs au vote seront inclus dans l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle qui est distribué au même moment.

Les bulletins pour le vote en ligne comprennent : une page qui détaille les directives pour voter, une page pour chaque poste faisant l’objet du vote qui contient l’expression d’intérêt et la photo de chaque candidat et de chaque candidate, et le bulletin de vote sur la dernière page pour chaque poste avec les choix qui comprennent les noms des candidats et des candidates et une option d’abstention de voter. Chaque membre de la Société reçoit un lien et un accès unique au vote trois semaines avant l’ouverture de l’assemblée générale annuelle. Le vote commence immédiatement, se déroule pendant deux semaines et prend fin une semaine avant le jour de l’assemblée générale annuelle. Cette période de deux semaines permet aux membres qui vivent d’un bout à l’autre du pays, et non pas seulement à ceux qui assistent à l’assemblée générale annuelle, de participer aux élections de la SAPES.

Au cours des 7 jours qui précèdent l’assemblée générale annuelle, le comité des nominations compte les bulletins de vote et les résultats sont communiqués au ou à la secrétaire. Le ou la secrétaire communique les résultats au Conseil et prépare une motion pour la ratification lors de l’assemblée générale annuelle des membres élus au Conseil, et inclut, pour examen : des renseignements sur le taux de participation pour assurer aux membres que le quorum a été atteint (conformément à l’article 11.8 du Règlement administratif No. 1) ainsi qu’une liste de toutes les personnes élues au Conseil d’administration.

Exemple de motion : Je propose que les personnes suivantes, élues au Conseil d’administration de la SAPES, soient ratifiées : [liste complète].

Lors de l’assemblée générale annuelle de la Société, le ou la secrétaire propose la motion de ratification des membres élus au Conseil. La liste est ratifiée ou rejetée dans son intégralité à la simple majorité des membres présents à l’assemblée générale annuelle.

Si le résultat du vote est à égalité et qu’il n’y a pas de gagnant ou de gagnante, le processus d’élection sera recommencé.

Le président ou la présidente contacte les candidats élus et les candidates élues pour confirmer leur aptitude à siéger Conseil et, si on le lui demande, il ou elle peut dévoiler le pourcentage des voix obtenues par le candidat ou la candidate. Si le gagnant ou la gagnante refuse de siéger au Conseil, le poste est offert au candidat ou à la candidate qui est arrivé(e) deuxième aux élections.

Une annonce officielle des résultats des élections est envoyée par voie électronique à tous les membres de la Société immédiatement après l’assemblée générale annuelle de la Société.

Cette politique a été mise à jour en mars 2017 pour refléter les modifications aux règlements administratifs de la SAPES apportés en 2016. Elle a été adoptée à l’unanimité.

Cette politique a été approuvée par vote en ligne le 28 novembre 2015 par : 11 voix pour, aucune voix contre et aucune abstention. Un membre du Conseil n’a pas voté.

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