Politique 5: Conseil d’administration
Article 4 (« Conseil d’administration ») des règlements administratifs
Les organismes à but non lucratif comme le nôtre définissent un intervalle pour le nombre de membres du conseil d’administration. Dans le cas de la SAPES, cet intervalle va de 5 à 20 (règlements administratifs, 4.2 : « Composition du conseil »). Lorsqu’un poste devient vacant dans la composition habituelle du conseil d’administration, on y pourvoit lors de l’assemblée générale annuelle. Par exemple, s’il y a cinq postes vacants et que 10 personnes sont intéressées par un poste au Conseil, les membres élisent cinq d’entre elles parmi la liste des 10 personnes intéressées et le nouveau conseil d’administration est alors constitué. Seuls les adhérents peuvent élire un membre du conseil d’administration. Dans la « composition habituelle » ci-dessus, les membres du conseil d’administration ne sont pas élus pour se voir confier les tâches qu’ils devront accomplir : cela est décidé par les membres du conseil d’administration entre eux, après l’assemblée générale annuelle. (Pour en savoir plus sur la manière dont les dirigeants de la SAPES sont nommés, voir la politique 4 : « Dirigeants et comité exécutif ».)
Le conseil d’administration de la SAPES comprend le comité exécutif (politique 4 : « Dirigeants et comité exécutif »), composé du président, du vice-président, du secrétaire et du trésorier, ainsi que des autres membres du conseil d’administration qui ont été dûment élus. Bien que le directeur administratif de la SAPES (politique 9 : « Unité administrative ») ne soit membre ni du conseil d’administration ni du comité exécutif, il assiste aux réunions du conseil et du comité exécutif. Les membres du conseil d’administration sont d’accord avec l’énoncé sur les valeurs du conseil et il faut qu’ils s’assurent que leurs coordonnées soient à jour dans les dossiers du centre d’adhésion de la SAPES, afin de garantir l’envoi à bon port des avis et des documents relatifs aux fonctions du conseil. Une fois que les membres ont été élus au conseil d’administration, ils se voient aussi demander de signer une déclaration sur leurs responsabilités et de s’y conformer. Les membres du conseil d’administration ont l’obligation d’assister à toutes les réunions du conseil et si cela leur est impossible, ils doivent en informer le secrétaire avant le début de la réunion. Les absences des membres du conseil d’administration aux réunions du conseil sont traitées à l’article 4 (« Révocation et remplacement d’un membre du conseil d’administration ») de la présente politique.
Les décisions prises par le conseil d’administration entrent en vigueur immédiatement, mais il se peut qu’elles exigent la confirmation de leur adoption par les adhérents lors de l’assemblée générale annuelle, s’il s’agit de questions qui nécessitent une résolution ordinaire ou une résolution extraordinaire. (C’est le cas, par exemple, pour les modifications des règlements administratifs, les changements relatifs à l’adhésion et les motions exigeant une résolution extraordinaire.) Si les adhérents n’approuvent pas la décision du conseil d’administration, celle-ci est annulée.
Les membres du conseil d’administration ne peuvent être élus que par les adhérents de la SAPES lors de l’assemblée générale annuelle. Ils sont élus pour un mandat d’une durée maximale de trois ans, avec deux mandats consécutifs au maximum (règlements administratifs, 4.4 : « Mandat des directeurs »).
1. Déclaration sur les valeurs des membres du conseil d’administration
Nous nous efforçons, en tant que membres du conseil d’administration de la SAPES, d’agir avec intégrité, d’accorder de l’importance à la franchise et à l’inclusion, tout en respectant les règles de confidentialité quand c’est nécessaire, de prendre conscience de nos partis pris et de nos limites, d’assumer notre part de responsabilité dans nos décisions et d’être équitables et sincères dans nos paroles et dans nos actes. À cette fin, nous indiquons notre attachement aux valeurs suivantes :
- représenter au mieux les intérêts relatifs au bien-être des adhérents et de l’organisme;
- signaler tous les domaines où il y a ou il est susceptible d’y avoir un conflit d’intérêts et nous abstenir de participer au scrutin sur toute motion présentant un conflit d’intérêts;
- respecter les principes de confidentialité dans les cas appropriés;
- consulter régulièrement les adhérents dans toute leur diversité et en particulier essayer d’écouter et de comprendre les points de vue divergents;
- nous comporter de façon impartiale et équitable dans toutes les affaires de la SAPES;
- être transparents avec les adhérents pour toutes les décisions prises.
2. Réunions des membres du conseil d’administration
Article 5 (« Réunions du conseil ») des règlements administratifs
La fréquence des réunions ordinaires du conseil d’administration (une fois par mois ou une fois tous les deux mois, par exemple) est généralement établie lors de la réunion en personne d’une journée du conseil d’administration tenue pendant ou immédiatement après le congrès annuel de la SAPES. Une deuxième réunion en personne d’une journée du conseil d’administration est souvent tenue en décembre, vers le milieu de l’année universitaire. Les autres réunions du conseil se déroulent en ligne et durent 75 minutes. Bien que n’importe quel dirigeant de la société puisse organiser une réunion du conseil (règlements administratifs, 5.1 : « Convocation des réunions »), c’est le président qui informe le secrétaire de la tenue d’une réunion du conseil d’administration et de son ordre du jour. Un avis de réunion (règlements administratifs, 5.2 : « Avis des réunions ») est envoyé au début de chaque semestre et un rappel, qui comprend l’ordre du jour et les documents d’appoint, est envoyé sept jours avant la date de chaque réunion. Des points peuvent être ajoutés à l’ordre du jour moins de sept jours avant la réunion avec l’approbation du conseil d’administration et ceux-ci sont généralement inclus sous « Divers ».
Le quorum (règlements administratifs, 5.5 : « Quorum ») est atteint lorsqu’une majorité, soit 50 p. 100, de conseils d’administration en fonction est présente; le président de la SAPES préside habituellement la réunion du conseil d’administration; si le président est absent, c’est le vice-président, le secrétaire ou le trésorier, dans cet ordre, qui préside la réunion. L’approbation des points à l’ordre du jour peut se faire soit par consensus soit, s’il n’est pas possible d’avoir un consensus, par une motion et un vote à la majorité des voix exprimées. Le président peut proposer et appuyer des motions; il peut également voter pour ou contre une motion et a droit à un second vote en cas d’égalité des voix. La motion est considérée comme rejetée en cas d’égalité des voix (règlements administratifs, 5.6 : « Votes prépondérants »). Industrie Canada accepte qu’une réunion continue après la perte du quorum — contrairement à la plupart des règles de procédure. Habituellement, après la perte du quorum, on cesse normalement de prendre des décisions et de traiter les affaires et il y a une discussion générale sur les points à l’ordre du jour; cette discussion préliminaire sert de point de départ lorsque ces mêmes points figurent de nouveau à l’ordre du jour de la réunion suivante du conseil d’administration, où ils seront soumis à l’approbation des membres du conseil.
Le secrétaire tient un procès-verbal de chaque réunion du conseil et le distribue aux membres du conseil pour qu’ils l’approuvent, après corrections et modifications, lors de la réunion suivante du conseil d’administration. Le secrétaire prépare également un résumé du procès-verbal et l’affiche sur le site Web de la SAPES.
4. Révocation et remplacement d’un membre du conseil d’administration
Les conditions habituelles de révocation d’un membre du conseil d’administration sont décrites au paragraphe 4.5 des règlements administratifs (« Retrait des directeurs »). À l’exception des congés sabbatiques ou autres congés pour lesquels le secrétaire recevoir un avis, si une période de trois mois s’est écoulée et qu’un membre du conseil d’administration demeure indisponible pour assumer ses fonctions auprès du conseil et de la société, le président tentera une dernière fois de contacter le membre absent, selon le processus décrit au paragraphe 15.1 des règlements administratifs (« Signification des avis »). S’il n’y a pas de réponse de la part du membre absent, le membre sera considéré comme démissionnaire de son poste et on demandera aux adhérents de révoquer le membre du conseil d’administration lors de la prochaine réunion des adhérents. Si un membre du conseil reprend ses fonctions et s’absente sans explication appropriée sur une deuxième période de trois mois, le membre sera de nouveau considéré comme démissionnaire de son poste et on demandera aux adhérents de révoquer le membre du conseil d’administration lors de la prochaine réunion des adhérents. Si le poste d’un membre quelconque du conseil d’administration devient vacant, le conseil peut, par nomination, sélectionner un adhérent de la SAPES pour pourvoir à ce poste vacant pour une durée correspondant au reste du mandat du membre sortant (règlements administratifs, 4.6 : « Vacances ») ou bien le conseil d’administration peut laisser le poste vacant jusqu’à ce que les adhérents élisent un nouveau membre du conseil d’administration lors de l’assemblée générale annuelle suivante.
La présente politique a été approuvée par le Conseil le 12 Novembre 2021
La présente politique a été approuvée lors de la réunion du Conseil tenue le 20 juin 2016.
La présente politique a été adaptée le 12 juin 2016 dans un souci de cohérence avec le Règlement administratif proposé.
La présente politique a été approuvée à l’unanimité lors de la réunion du Conseil tenue le 19 février 2016.
La présente politique a été modifiée après la réunion de février quand les présidents des groupes constitutifs ont été supprimés du comité exécutif.
Cette politique a été révisée le 27 avril 2015 pour la rendre conforme aux changements associés avec les nouveaux groupes constitutifs de la CÉSC et de l’ACEA Canada.
Remarque 1 : Les termes « résolution extraordinaire » sont employés dans l’énoncé de la présente politique pour traduire les termes anglais « Special Resolution », tel qu’employé dans la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Toutefois, dans le Règlement administratif de la Société, dont la traduction en français a été assurée par Gowling WLG, Ottawa, Ontario (juin 2016), les termes employés sont « résolution spéciale ».
Remarque 2 : L’expression « groupes constitutifs » est employée dans l’énoncé de la présente politique pour traduire le terme anglais « Constituencies » car « Constituencies » a été préalablement traduit par « groupes constitutifs » dans tous les documents en français de la SAPES. Toutefois, dans le Règlement administratif de la Société, dont la traduction en français a été assurée par Gowling WLG, Ottawa, Ontario (juin 2016), le terme employé est « circonscriptions ».