Article 4 (« Conseil d’administration ») et article 7 (« Dirigeants ») des règlements administration

Les membres du conseil d’administration sont élus par l’ensemble des adhérents de la SAPES sans qu’il leur soit assigné de tâches particulières. Lors de la première réunion du conseil d’administration, les membres élisent en leur sein un dirigeant, qui sera le président d’assemblée du conseil d’administration, et ceci représente le nombre minimum de dirigeants exigé par la loi. Parmi les membres du conseil d’administration, il pourra y avoir une personne qualifiée pour être secrétaire et le conseil pourra élire cette personne en tant que dirigeante occupant ce poste. Si aucun membre ne possède les compétences nécessaires pour être trésorier, le conseil d’administration peut inviter un adhérent en règle de la SAPES à endosser ce rôle ou bien il peut faire appel à un cabinet externe pour gérer les finances et nommer une personne de ce cabinet en tant que dirigeant. Dans tous les cas, la procédure habituelle est de demander au conseil d’administration d’élire les dirigeants et les dirigeants fournissent leurs services au conseil d’administration et aux adhérents de la SAPES dans leur ensemble. Les dirigeants ont un mandat d’un an et sont élus tous les ans par le conseil d’administration, lors de la première réunion du conseil après l’AGA.

Le comité exécutif se compose des dirigeants (règlements administratifs, article 7 : « Dirigeants ») de la SAPES. Ce comité exerce les pouvoirs qui lui sont conférés par le conseil d’administration. Tout membre du comité exécutif peut être destitué de ses fonctions par scrutin majoritaire du conseil d’administration (règlements administratifs, 7.8(a)). Toutes les autres actions et motions approuvées par le comité exécutif doivent être présentées au conseil d’administration en vue de les faire approuver et, si elles sont rejetées, elles doivent être immédiatement renversées.

C’est le comité des nominations (règlements administratifs, 8.5 : « Comité des nominations ») qui coordonne l’élection des membres du conseil d’administration, qui sont élus pour un mandat de trois ans maximum.

Comme les dirigeants sont généralement des membres du conseil d’administration, le paragraphe 7.8 (« Postes de dirigeants vacants ») des règlements administratifs présente des recommandations concernant les postes vacants. Si le poste d’un dirigeant ou membre quelconque du conseil d’administration de la SAPES devient vacant, le conseil d’administration peut, par nomination, choisir un autre membre du conseil d’administration ou adhérent de la SAPES pour pourvoir au poste vacant et le mandat de cette personne sera ce qui reste du mandat du dirigeant ou du membre du conseil d’administration dont le poste est devenu vacant. En l’absence de nomination par le conseil d’administration d’un dirigeant ou membre du conseil, les adhérents de la SAPES peuvent élire un nouveau membre du conseil d’administration lors d’une réunion spéciale ou lors de la prochaine réunion générale annuelle de la SAPES, après quoi le conseil d’administration pourra élire ce nouveau membre au poste vacant de dirigeant.

1. Président du conseil d’administration

Le président (règlements administratifs, 7.2 : « Président du conseil ») est un membre du conseil d’administration et un dirigeant de la SAPES, soumis à l’autorité du conseil. Il préside le conseil et, en tant que dirigeant de la SAPES, il préside le comité exécutif. En tant que président du conseil d’administration et du comité exécutif, le président du conseil s’occupe de mener et de diriger de façon globale les activités de la société, en s’assurant que les activités nationales et internationales de la SAPES sont conformes aux règlements administratifs de la société, à sa vision et à ses buts, et en obtenant le consensus des membres du conseil et du comité exécutif. Le président du conseil a pour responsabilité de défendre les intérêts de la société et de faire en sorte qu’elle reste un acteur de premier plan au niveau national et un chef de file mondial dans le domaine de l’amélioration de l’enseignement et de l’apprentissage dans l’enseignement supérieur. Le président du conseil supervise, en concertation avec le secrétaire et avec le trésorier, les activités de l’unité administrative de la SAPES.

Conformément à la politique 8 (« Déplacements »), les dépenses, les frais d’inscription et les frais de déplacement, de logement et de repas du président du conseil sont couverts par la SAPES, y compris pour sa participation au congrès annuel de la société, au colloque d’hiver du RFPES et aux réunions en personne du conseil d’administration. Il en va de même pour tous les autres frais de déplacement engagés pour représenter la SAPES et pour les frais mensuels de téléphone portable. Les cotisations annuelles à la SAPES et au RFPES (s’il y a lieu) ne sont pas couvertes par la société.

3. VICE-président

Le vice-président (règlements administratifs, 7.3 : « Vice-président ») est un membre du conseil d’administration et un dirigeant de la SAPES. Il aide le président du conseil dans la gestion des relations avec les adhérents de la SAPES, avec le conseil d’administration et avec les partenaires de la société. Il est disponible pour assumer le rôle et les responsabilités du président en cas d’absence ou d’incapacité de ce dernier ou si ce dernier quitte son poste avant la fin de son mandat. Le vice-président a pour responsabilité principale de développer les capacités, en prenant en main le renforcement et le développement des buts et de la vision de la SAPES et en explorant de nouvelles orientations pour la société. Le vice-président dirige le développement de la communication et de la cohésion entre les diverses équipes du conseil d’administration et il collabore de façon étroite avec les présidents des comités permanents dans l’exécution de leurs responsabilités, en participant à la sélection des membres des comités permanents.

4. Secrétaire

Le secrétaire (règlements administratifs, 7.5 : « Secrétaire ») est un membre du conseil d’administration et un dirigeant de la SAPES. Il est responsable de la gouvernance, y compris des règlements administratifs et des politiques de la SAPES. Il est le dépositaire de tous les livres, registres, dossiers et autres instruments non financiers de la société, y compris ceux qui sont exigés pour se conformer à la Loi sur les organisations à but non lucratif. Il est le gardien du sceau de la SAPES et effectue d’autres tâches selon ce qu’exige le conseil d’administration.

Pour les réunions du conseil d’administration, du comité exécutif et du comité des nominations, pour l’assemblée générale annuelle et pour les réunions spéciales des adhérents, le secrétaire consulte le président pour établir l’ordre du jour, distribue aux participants l’ordre du jour et les documents d’appoint, assiste à la réunion, donne des conseils sur les procédures et les processus appropriés durant la réunion et rédige le procès-verbal, qui est distribué aux participants qui ont assisté à la réunion. Dans le cas des réunions du conseil d’administration, le secrétaire prépare un résumé analytique de la réunion à l’intention des adhérents de la société, qui est affiché sur le site Web de la SAPES.

Le secrétaire a pour responsabilité de s’assurer que la liste des adhérents de la SAPES est à jour et exacte et il coordonne l’emploi de cette liste pour l’envoi des annonces préparées par le comité exécutif, par le comité des nominations, par le conseil d’administration et par les groupes affiliés, y compris les avis de réunion, l’affichage de postes à pourvoir au sein de la société ou de tout autre groupe affilié, la publication des envois spéciaux de la SAPES par courriel et tout autre avis aux adhérents, conformément aux exigences du conseil d’administration. Le secrétaire a pour responsabilité de tenir à jour le site Web de la SAPES en concertation avec le conseil d’administration, les présidents des comités permanents et les groupes affiliés de la société.

5. Trésorier

Le trésorier (article 7.6 : « Trésorier ») est un membre du conseil d’administration et généralement un dirigeant de la SAPES, qui est le dépositaire de tous les livres, registres, dossiers et autres instruments financiers qui appartiennent à la société. Il a pour responsabilité de déposer l’ensemble des sommes d’argent, des valeurs mobilières et des autres effets de valeur au nom et au crédit de la SAPES dans la banque à charte ou la compagnie de fiducie ou, dans le cas des valeurs mobilières, auprès d’un agent accrédité en valeurs mobilières, conformément aux tâches que lui attribue le conseil d’administration, lorsqu’il y a lieu. Il est également responsable du déboursement des fonds de la société selon les instructions du conseil d’administration lorsqu’il y a lieu et il doit obtenir les pièces justificatives pour ces dépenses.

Le trésorier prépare, en concertation avec le comité exécutif, avec le président du comité permanent des prix ou les coordinateurs des prix et avec les trésoriers des mandants, le budget annuel de la SAPES en vue de le faire approuver par le conseil d’administration. La préparation des états financiers de fin d’exercice relève de la responsabilité du trésorier, qui assure la liaison avec l’expert-comptable, selon les besoins, pour finaliser et présenter lors de l’assemblée générale annuelle de la société le rapport financier de fin d’exercice, les états financiers sur plusieurs exercices et les états financiers vérifiés du dernier exercice financier. À l’heure actuelle, l’exercice financier de la SAPES prend fin le 31 décembre et cette date peut être changée sur recommandation du trésorier, avec l’approbation du conseil d’administration.

Les responsabilités officielles du secrétaire sont généralement déléguées à l’unité administrative.

6. AGENTS ET mandataires

Le paragraphe 7.7 (« Agents et mandataires ») des règlements administratifs autorise le conseil d’administration à élire un dirigeant dans des circonstances particulières. Il faut que les dirigeants soient, dans la mesure du possible, élus par les adhérents à l’AGA. L’expression « dans la mesure du possible » permet au conseil d’administration, dans des circonstances exceptionnelles, de nommer un dirigeant; par exemple, une vérification pour fraude de l’Agence du revenu du Canada pourrait exiger du conseil d’administration qu’il désigne comme dirigeant son propre vérificateur, agent ou mandataire durant l’investigation. Tout cela peut paraître excessif, mais si les tâches d’un dirigeant sont nécessaires et qu’il n’y a aucun membre du conseil d’administration ayant le savoir-faire nécessaire pour les accomplir, il faut qu’il existe un moyen d’aller de l’avant.

7. RÉUNIONS DU COMITÉ EXÉCUTIF

La fréquence des réunions du comité exécutif est généralement établie lors de la réunion en personne d’une journée tenue en juin à l’occasion du congrès annuel de la SAPES. Ces réunions ordinaires précèdent généralement les réunions du conseil d’administration de la SAPES. À moins qu’elles ne soient tenues en conjonction avec les réunions en personne du conseil d’administration, les réunions du comité exécutif se tiennent en ligne et durent habituellement 75 minutes. Le président informe le secrétaire de l’organisation d’une réunion du comité exécutif et de son ordre du jour. Un avis de réunion (conformément au paragraphe 5.2 des règlements administratifs) est envoyé au début de chaque semestre et un rappel, avec l’ordre du jour et les documents d’appoint, s’il y en a, sept jours avant la réunion. Des points peuvent être ajoutés à l’ordre du jour moins de sept jours avant la réunion avec l’approbation du comité exécutif et ceux-ci sont généralement inclus sous « Divers ».

Le président du conseil d’administration préside le comité exécutif et le quorum est atteint lorsque plus de 50 p. 100 des membres en fonction du comité exécutif sont présents. L’approbation des points à l’ordre du jour peut se faire soit par consensus soit, s’il n’est pas possible d’avoir un consensus, par une motion et un vote à la majorité des voix. Le président peut proposer et appuyer des motions et il peut également voter. En cas d’égalité des voix, la motion est rejetée.

Le secrétaire tient un procès-verbal de chaque réunion du comité exécutif et le distribue aux membres du comité exécutif en vue de leur approbation; après corrections et modifications, il est présenté au conseil d’administration à titre informatif lors de sa réunion suivante.

La présente politique a été approuvée par le Conseil le 12 Novembre 2021

La présente politique a été approuvée lors de la réunion du Conseil tenue le 20 juin 2016.

La présente politique a été révisée le 10 juin 2016 pour la rendre conforme au Règlement administratif proposé et comprenait des explications détaillées sur la manière dont les dirigeants de la Société peuvent être élus par les membres.

La présente politique a été révisée avec la suppression de la description des groupes constitutifs quand, lors de sa réunion du 19 février 2016, le Conseil a supprimé les groupes constitutifs du comité exécutif.

La présente politique a été révisée le 27 avril 2015 pour la rendre conforme aux changements associés avec les nouveaux groupes constitutifs de la CÉSC et de l’ACEA Canada.