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1. Fonction de la politique

Indiquer qui est autorisé à signer des contrats et à verser des paiements au nom de la Société pour l’avancement de la pédagogie dans l’enseignement supérieur (SAPES) et la marche à suivre.

2. Définitions

Dans la présente politique, pour clarifier les choses, les termes ont les définitions suivantes :

• Le terme « contrat » désigne une entente, un contrat, une déclaration d’intention, un protocole d’entente ou d’accord ou un autre acte du même type, qui est établi à l’oral ou par écrit et dont les dispositions ont valeur contraignante pour la SAPES.
• Le terme « valeur » désigne le total de la valeur du contrat sur sa durée d’application, à l’exclusion des taxes, des frais administratifs et des autres frais. Cette valeur inclut la valeur éventuelle des prolongements qui pourraient s’appliquer au contrat.
• Le terme « signataire » désigne la personne, qui qu’elle soit, désignée dans la présente politique pour signer des contrats au nom de la SAPES ou pour prendre des engagements débouchant sur des obligations contractuelles pour la SAPES.

3. Signature de contrats

Aucune personne autre que le signataire ne peut ni signer de contrat au nom de la SAPES ni prendre des engagements débouchant sur des obligations contractuelles pour la SAPES.

4. Conflits d’intérêts

Aucun signataire ne peut signer un contrat ou prendre un engagement relevant de ses pouvoirs si, ce faisant, il se met en situation de conflit d’intérêts ou donne l’impression d’être en situation de conflit d’intérêts.

5. Avant la signature d’un contrat

Avant la signature d’un contrat, il est obligatoire pour le signataire de s’assurer des points suivants :

• Le signataire s’est bien vu déléguer l’autorisation de signer le contrat et il n’est pas en situation de conflit d’intérêts et ne donne pas l’impression d’être en situation de conflit d’intérêts.
• La SAPES est en mesure de respecter ses obligations telles qu’elles figurent dans les modalités du contrat et il est raisonnable de penser que la ou les autres parties sont en mesure de respecter leurs obligations.
• L’utilisation des fonds dans le cadre du contrat correspond à un volet pleinement autorisé du budget ou à une dépense autorisée, dans des circonstances particulières, par le comité exécutif ou le conseil d’administration.
• Les responsabilités et les risques que présente le contrat ont été pris en compte.

6. Nomination des signataires

Le conseil d’administration se réunira, immédiatement après chaque assemblée générale annuelle de la SAPES, pour nommer les signataires autorisés pour l’année à venir. Ces signataires sont généralement — mais pas nécessairement — le président, le vice-président et le trésorier. Le directeur administratif peut également se voir accorder l’autorisation d’être signataire. Si les signataires de la SAPES changent, il faut le signaler à l’institution financière utilisée par la SAPES.

7. Obligation d’avoir deux signatures

Il est obligatoire que les chèques établis en vue de respecter des obligations contractuelles ou de rembourser des dépenses en rapport avec la SAPES dans le cadre du déroulement des affaires courantes de la société (notamment les frais de déplacement) soient paraphés par deux signataires. Lorsque le versement se fait par transfert électronique de fonds ou au moyen d’un autre type de virement en ligne, il faut obtenir l’approbation d’un deuxième signataire au moyen du système d’approbation en ligne de l’institution financière. Quand un nouvel achat est à régler par carte de crédit, on se procure l’approbation par courriel de deux signataires. Ces approbations par courriel sont jointes à la facture correspondante dans les dossiers.

8. Avant la signature d’un chèque

Avant la signature d’un contrat, il est obligatoire pour le signataire de s’assurer des points suivants :

• Le signataire s’est bien vu déléguer l’autorisation de signer le contrat et il n’est pas en situation de conflit d’intérêts et ne donne pas l’impression d’être en situation de conflit d’intérêts.
• L’utilisation des fonds correspond à un volet pleinement autorisé du budget ou à une dépense autorisée, dans des circonstances particulières, par le comité exécutif ou le conseil d’administration.
• La demande de signature est accompagnée des factures appropriées, des reçus détaillés ou des autres formulaires de demande de remboursement dûment autorisés. 

La présente politique a été approuvée par le Conseil le 12 Novembre 2021