1. MÉTAPRINCIPES DIRECTEURS RÉGISSANT LES PARTENARIATS

Nous nous engageons à améliorer l’efficacité de l’enseignement et de l’apprentissage dans les établissements canadiens d’enseignement supérieur.

Le fait de combiner nos ressources, notre expertise, nos diverses perspectives et notre expérience variée avec d’autres organismes nous permet d’augmenter notre efficacité et de renforcer et d’enrichir des projets et des objectifs communs. La collaboration implique de faire le choix de construire avec et à travers d’autres organismes, car, seuls, nous ne pouvons pas tout faire, nous ne pouvons pas le faire aussi bien et nous ne pouvons pas obtenir les mêmes effets. Afin d’être des agents de changement, afin de réaliser nos objectifs, nous avons besoin d’autres organismes et ces autres organismes ont besoin de nous. C’est pourquoi la SAPES est un organisme dont la force et la vision sont enracinées dans la collaboration active et dynamique avec ses partenaires complémentaires actuels et futurs.

Afin de forger de bonnes relations, il est nécessaire de planifier adéquatement et de gérer efficacement. L’éventail des intérêts à la table des discussions est susceptible d’aggraver les difficultés liées au fait de travailler avec autrui. Bien souvent, ces intérêts sont en harmonie; toutefois, ils peuvent également paraître contradictoires ou en concurrence les uns avec les autres. Il est donc proposé que, lorsque nous envisageons un travail en collaboration, quel qu’il soit, nos partenaires et la SAPES soient guidés pas une vision commune et des métaprincipes directeurs.

2. TYPES DE RELATIONS AVEC D’AUTRES ORGANISMES

En partant des métaprincipes directeurs régissant les partenariats et en se référant à notre vision et à nos objectifs stratégiques, il nous est possible de définir trois types de relations ou de collaboration que la SAPES peut souhaiter réaliser : les parrainages, les affiliations et les partenariats.

Parrainages

Des ententes de parrainage peuvent être établies avec une personne, une société, un établissement d’enseignement postsecondaire ou de formation ou encore une agence qui fait un travail de promotion ou de soutien pour un événement, une initiative ou une récompense en fournissant des fonds, des services ou d’autres ressources en échange d’avantages ou de résultats spécifiques : retentissement de la marque, objectifs philanthropiques ou lucratifs (habituellement par le biais de réclames ou de publicités faisant partie d’une stratégie globale de promotion). Le parrainage par la compagnie 3M Canada des programmes du Prix national 3M d’excellence en enseignement et du Prix national d’excellence 3M pour étudiants en est un exemple.

Chaque parrainage est distinct et il faut décrire ses particularités dans une entente officielle par le biais d’un protocole d’entente ou d’un contrat qui définit clairement les modalités du parrainage :

• le type d’événement, d’initiative ou de récompense faisant l’objet du parrainage;
• le nom, les coordonnées et les renseignements de base du parrain;
• les responsabilités et les engagements de chaque partie concernée :
• la somme d’argent ou la nature et l’envergure des ressources ou des services offerts par le parrain;
• des détails concernant ce que le parrain reçoit en échange, notamment sur la présence du logo de l’entreprise ou de l’organisme sur le site Web de la SAPES;
• mécanismes de communication et de production de rapports;

• les conditions relatives au prolongement, à la renégociation et à la dissolution de l’entente;
• un calendrier des dates et des produits à livrer correspondant à l’entente;
• un échéancier des factures et des paiements;
• la liste des coordonnées des interlocuteurs chez les partenaires, pour faciliter la communication et répondre aux engagements de l’entente;
• la liste des personnes ou des parties consultées pour la préparation de l’entente;
• la durée de l’entente, avec la date du début et la date de la fin de l’entente clairement indiquées.

Il faut que les dates choisies pour le renouvellement, l’annulation et la durée de l’entente correspondent aux projets à court terme et à long terme et aux besoins associés à la coordination de l’initiative ou du programme parrainé (cycles pour les récompenses, etc.).

Les avantages de l’entente qui sont liés au congrès annuel devraient faire l’objet d’une discussion avec le vice-président de la SAPES (personne chargée de la liaison avec le conseil d’administration) avant qu’on les propose au parrain, car ils peuvent entraîner des frais et des implications de logistique pour la SAPES ou les hôtes du congrès.

AFFILIATIONS

L’affiliation est une relation volontaire continue entre deux ou plusieurs entités dans le but d’obtenir des avantages réciproques. On peut citer comme exemple de ce type d’arrangement l’affiliation de la SAPES au réseau pour le développement professionnel et organisationnel en enseignement supérieur (Professional and Organizational Development Network in Higher Education – POD).

Les avantages présentés par une affiliation peuvent comprendre les suivants :

• la gratuité de l’adhésion réciproquement pour le président de chaque organisation pour la durée de son mandat et de l’entente, qui comprend tous les avantages dont bénéficient les membres individuels;
• un rabais ou la gratuité de l’inscription réciproquement pour le président ou un délégué de chaque organisation lors des congrès annuels respectifs;
• un rabais sur l’inscription ou l’achat des services ou des produits offerts par chaque organisation;
• de la publicité pour le congrès annuel de chaque organisation, les événements d’envergure, les services ou les ressources, sur papier ou par voie numérique. Exemples :
• inclusion d’un avis, d’une communication ou d’un lien vers un site Web dans le bulletin, sur le site Web ou sur la plateforme média de l’organisme;
• annonce du congrès ou d’un événement sur le site Web;
• espace ou table dans la salle d’exposition pendant le congrès ou l’événement;
• autre publicité, selon ce qui est jugé approprié;
• la mise au point de stratégies et l’adoption de mesures répondant aux problèmes importants et aux préoccupations dans le domaine de l’enseignement supérieur qui ont des implications significatives pour chaque organisation, pour le secteur ou pour la recherche en matière d’enseignement et d’apprentissage.

Les avantages de l’entente qui sont liés au congrès annuel devraient faire l’objet d’une discussion avec le vice-président de la SAPES (personne chargée de la liaison avec le conseil d’administration) avant qu’on les propose, car ils peuvent entraîner des frais et des implications de logistique pour la SAPES ou les hôtes du congrès.

Chaque affiliation est distincte et il faut décrire ses particularités dans une lettre d’entente officielle qui définit clairement les modalités de la relation entre les deux organismes. Cette lettre d’entente devra comprendre les éléments suivants :

• l’identité et la mission de chaque organisme;
• les responsabilités et les activités de chaque organisme;
• la fonction ou les objectifs de l’affiliation;
• les engagements pris réciproquement dans le cadre de l’affiliation;
• les mécanismes de communication et de production de rapports;
• la durée de l’entente, avec la date du début et la date de la fin de l’entente clairement indiquées;
• la liste des personnes ou des parties consultées pour la préparation de l’entente;
• les conditions relatives au prolongement, à la renégociation et à la dissolution de l’entente.

Les organismes affiliés deviennent des partenaires quand ils sont impliqués dans des projets spécifiques ou quand ils partagent des ressources. De telles initiatives exigent alors la préparation et la signature d’une entente de partenariat séparée.

PARTENARIATS

Les partenariats sont des collaborations à plus court terme ou à plus long terme entre la SAPES et une ou plusieurs entités (des particuliers, des organismes, etc.) mises en place afin que les partenaires bénéficient d’avantages réciproques et acceptent de travailler ensemble sur un projet, un événement ou une initiative spécifique; de combiner leurs ressources afin de réaliser un objectif commun; ou d’offrir un service ou un soutien à la société (ou l’un à l’autre). On peut donner deux exemples de ce type de partenariat : la SAPES s’associe à une autre association pour organiser conjointement un colloque (inter)national ou bien elle travaille de concert avec un établissement universitaire pour offrir des services de gestion éditoriale pour une publication de la société, comme la revue Recueil d’essais sur l’apprentissage et l’enseignement.

Chaque partenariat est distinct et il faut décrire ses particularités dans une lettre d’entente officielle qui définit clairement les modalités de l’entente, la relation qu’entretiendront les deux parties et ce qu’elles feront pour réaliser leurs engagements respectifs.

Dans une telle entente, il faut inclure les éléments suivants :

• le nom, les coordonnées et l’identité de chaque partenaire;
• le type, la fonction et l’envergure de la collaboration ou du partenariat;
• la durée du partenariat, avec la date du début et la date de la fin clairement indiquées;
• les conditions relatives au prolongement, à la renégociation et à la dissolution de l’entente;
• les responsabilités et les engagements de chaque partie, notamment pour la gestion des fonds et la gouvernance du projet;
• un budget ou un calendrier de paiement selon ce qui est approprié pour le partenariat;
• les avantages et les risques pour chaque partenaire, y compris en ce qui touche les finances;
• les mécanismes de communication et de production de rapports;
• les dates et le calendrier des produits à livrer en fonction des responsabilités et des engagements de chaque partie;
• la liste des parties ou des membres consultés pour la préparation de l’entente;
• la liste des coordonnées des interlocuteurs chez les partenaires, pour faciliter la communication et répondre aux engagements de l’entente.

3. NÉGOCIATION ET MISE EN œUVRE DES ENTENTES

C’est au niveau du conseil d’administration que l’on confirme la décision d’aller de l’avant avec la négociation ou avec le renouvellement des ententes, ainsi que l’approbation de toutes les ententes. La négociation de nouvelles ententes et la révision des ententes existantes se font en concertation avec le président de la SAPES et les membres du conseil d’administration, selon ce qui est approprié pour l’entente et les responsabilités des portefeuilles. (Par exemple, le parrainage des prix se fait en concertation avec le président du comité permanent des prix.) Le renouvellement d’une entente devra être considéré comme donnant l’occasion de réaliser les objectifs suivants :

• réfléchir à la relation avec le partenaire;
• réexaminer les développements organisationnels qui pourraient devoir être pris en compte dans une version révisée de l’entente;
• réexaminer les aspects des portefeuilles affectés par l’entente et se demander si des changements positifs ou constructifs de quelque sorte que ce soit s’avèrent nécessaires;
• déterminer si les politiques et les procédures régissant l’entente continuent à bien répondre aux besoins de la SAPES.

Les signataires autorisés de la SAPES comprennent le président de la société et le président du comité permanent des partenariats, y compris pour l’entente avec l’hôte du congrès de la société. Il faut signaler les personnes ou les parties consultées lors de la préparation de chaque entente dans une liste en annexe. La coordination des signatures, le formatage des ententes finalisées et la distribution des documents se font en consultation avec l’unité administrative de la société et avec son appui. Les frais approuvés reliés à la préparation et à la signature des ententes sont couverts par la société (par exemple, les frais de services de messagerie).

Une fois que l’entente est approuvée et signée par toutes les parties concernées, le président du comité permanent des partenariats a les responsabilités suivantes :

• s’assurer qu’un exemplaire signé de l’entente est sauvegardé dans le répertoire Dropbox approprié de la SAPES;
• coordonner les modifications des documents existants de la SAPES (du manuel pour les congrès) avec les membres appropriés du conseil d’administration, le secrétariat ou les personnes désignées;
• communiquer les responsabilités reliées aux produits à livrer ou aux avantages en vertu de l’entente aux membres appropriés du conseil d’administration, au secrétariat ou aux personnes désignées;
• mettre à jour la page des partenariats sur le site Web de la SAPES (si cela est approprié);
• maintenir à jour une liste des parrains, des affiliations et des partenaires actuels et passés;
• signaler au conseil d’administration l’arrivée à échéance d’une entente;
• faciliter la communication régulière de la SAPES avec tous les parrains, toutes les affiliations et tous les partenaires et, avec l’aide de l’unité administrative, coordonner la distribution du rapport annuel de la société à tous les parrains, à toutes les affiliations et à tous les partenaires.

La présente politique a été approuvée par le Conseil le 12 Novembre 2021