1. INTRODUCTION

La présente politique a pour but d’informer les individus de la nature et de l’admissibilité des dépenses raisonnables qui peuvent être remboursées. Toutes les questions relatives à la présente politique doivent être adressées à l’unité administrative ou au trésorier de la SAPES. La SAPES remboursera les dépenses raisonnables liées aux affaires de la société engagées par les personnes travaillant au nom de la société et par celles à qui une subvention coparrainée par la SAPES est octroyée.

Les membres du conseil d’administration de la SAPES sont encouragés à obtenir une aide financière de leur établissement d’attache pour couvrir les frais de déplacement en vue d’assister aux réunions en personne du conseil et aux autres réunions en personne où les membres du conseil représentent le conseil. Les membres du conseil doivent fournir au président de la SAPES les coordonnées de l’interlocuteur approprié dans leur établissement d’attache, pour que le président puisse envoyer une lettre confirmant que leur demande d’aide financière est justifiée.

A. DÉFINITIONS

Frais raisonnables – Comme cela est précisé dans la présente politique, il faut prendre en compte les points suivants au moment d’envoyer une demande de remboursement de frais de déplacement : jugement éclairé, caractère modéré des dépenses, responsabilisation, utilité et valeur monétaire. Ces frais ne peuvent normalement inclure ni la consommation d’alcool ni les intérêts à verser pour une carte de crédit personnelle. Ces frais ne peuvent être considérés comme des avantages imposables selon la définition de l’Agence du revenu du Canada.

Approbation – Tous les déplacements prévus des membres du conseil d’administration qui ne sont pas spécifiquement indiqués dans le budget des déplacements doivent être approuvés par le conseil. L’unité administrative est autorisée à recevoir des demandes de remboursement par souci de conformité avec la présente politique et elle préparera des chèques de remboursement aux intéressés. Le trésorier de la SAPES doit approuver tous les remboursements de plus de 500 dollars. Le président de la SAPES doit approuver les remboursements au trésorier de la SAPES de plus de 500 dollars.

2. DÉPENSES ADMISSIBLES

A. Hébergement

Le remboursement est limité au tarif d’une chambre pour une personne par voyageur ou au montant calculé au prorata pour une chambre partagée, sur présentation de l’original de la facture de l’hôtel portant la mention « payé ». Les voyageurs qui assistent aux congrès de la SAPES doivent être hébergés dans l’un des hôtels sélectionnés par les hôtes, au tarif préférentiel prévu pour les participants. Si les voyageurs sont hébergés dans un hôtel qui ne figure pas parmi ceux qui ont été sélectionnés par les hôtes, ils seront remboursés jusqu’à concurrence du tarif accordé aux participants dans les hôtels sélectionnés. L’hébergement sera remboursé pour le nombre de nuits nécessaires permettant aux voyageurs de participer aux affaires ou aux activités de la société pour lesquelles ils ont entrepris le déplacement. S’ils désirent prolonger leur séjour avant ou après l’activité, les frais supplémentaires ne seront pas remboursés. Si les réservations doivent être annulées, les voyageurs ont pour responsabilité de veiller à ce que l’annulation soit faite à l’avance. Les frais en cas de non-présentation ne seront pas remboursés.

B. Déplacements

Les voyageurs sont remboursés pour des voyages en classe économique. Tous les voyageurs sont fortement encouragés à réserver leurs billets assez tôt, pour obtenir les meilleurs tarifs. Les cartes d’embarquement doivent accompagner les demandes de remboursement (sauf si les voyageurs ont utilisé des cartes d’embarquement électroniques), ainsi que les demandes de remboursement de l’assurance-annulation de vol. Les personnes qui se déplacent pour la SAPES à bord de leur véhicule particulier peuvent demander une allocation au kilomètre selon les taux du gouvernement fédéral établis par la fonction publique du Canada (voir http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/index.php?lang=fra&merge=2&sid=97). Le total des frais de location d’un véhicule de catégorie intermédiaire (ou inférieure), seront remboursés, y compris l’achat d’une couverture d’assurance et les frais d’essence. Les frais de déplacement en train seront remboursés jusqu’à concurrence du tarif en classe économique pour les voyages de jour, ou pour une couchette du bas ou une cabine pour les voyages de nuit. Si les voyageurs choisissent de voyager par la route ou en train, alors qu’il est possible de faire le voyage en avion, les frais seront remboursés jusqu’à concurrence du coût d’un billet d’avion en classe économique et du transport routier complémentaire pour se rendre à la même destination. Les voyageurs seront remboursés pour les frais de limousine, de taxi ou de transport en commun entre l’aéroport, l’hôtel et le lieu des réunions. Le voyageur devra choisir le mode de transport routier le plus pratique et le plus sûr. Les frais de stationnement des voyageurs seront remboursés. Les pénalités financières relatives aux changements ou annulations non remboursables de vols, de locations de véhicules et de billets de train seront remboursées uniquement dans les cas où le changement est imposé pour une raison liée aux activités de la SAPES.

C. Repas

Les frais de repas sont remboursés selon les taux du gouvernement fédéral établis par la fonction publique du Canada (voir http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/index.php?lang=fra&merge=2&sid=98). Une indemnité de repas peut être réclamée au lieu des frais réels, au même taux. L’indemnité journalière n’est pas applicable si les repas sont inclus dans un autre remboursement (par exemple, lors d’un congrès ou dans le transport). Le voyageur peut organiser une activité de groupe pour laquelle l’indemnité de repas au même taux sera dépassée. Il faut cependant gérer les frais afin de faire des économies. Les lignes directrices suivantes vous aideront à ce sujet :

  • Choisissez le menu à l’avance si c’est possible.
  • Choisissez les boissons non alcoolisées à l’avance si c’est possible.
  • À moins que le lieu où se déroule le repas stipule que des frais de service seront ajoutés, ce qui peut être le cas pour un menu à prix fixe choisi à l’avance, ajoutez 15 p. 100 au coût total de la nourriture et des boissons non alcoolisées; n’incluez pas les taxes dans votre calcul.

D. Divers

Les frais personnels des voyageurs qui ne seront pas remboursés comprennent, entre autres, les suivants : appels téléphoniques et frais de transmission de données sur un téléphone portable, appels interurbains, frais d’accès à Internet et notes de bar. Les faux frais raisonnables et les pourboires sont acceptés pour remboursement, sans reçus. Ceci ne s’applique pas aux pourboires inclus dans d’autres remboursements (par exemple, dans les frais de repas).

3. Admissibilité pour le remboursement

A. Affaires de la SAPES

On inclut dans les affaires de la SAPES les activités suivantes : la participation aux réunions en personne du conseil d’administration de la SAPES et au congrès annuel (seul le président du comité permanent de la défense des droits des étudiants étant autorisé à inclure ses frais d’inscription au congrès) et la participation d’un membre de l’unité administrative qui assiste aux réunions en personne du conseil d’administration.

B. Prix

Prix national 3M d’excellence en enseignement : Les lauréats se verront rembourser leurs frais de déplacement pour participer à une période de travail de recherche effectuée dans un refuge, au cours de l’année où le prix leur a été décerné. Les lauréats sont encouragés à faire une demande auprès de leur établissement d’attache pour le remboursement de leurs frais de déplacement et d’inscription afin d’assister au congrès annuel de la SAPES au cours de l’année où le prix leur est décerné.

Prix national 3M d’excellence pour étudiants : Les frais de déplacement et d’hébergement et les frais d’inscription au congrès annuel de la SAPES sont remboursés.

Prix Espace Lumineux d’innovation en pédagogie : On accordera un montant fixe pour couvrir les frais de déplacement et l’inscription au congrès annuel de la SAPES.

Prix Alan Blizzard : On accorderaun montant fixe pour couvrir les frais de déplacement et les frais pour au maximum cinq (5) inscriptions au congrès annuel de la SAPES.

Prix d’excellence pour éducateurs du secteur collégial : On accorderaun montant fixe pour couvrir les frais de déplacement et les frais d’inscription au congrès annuel de la SAPES.

Prix d’excellence Christopher Knapper pour l’ensemble des réalisations : Les frais de déplacement et les frais d’inscription au congrès annuel de la SAPES sont remboursés.

Prix de l’AAEECS : L’inscription au congrès et les frais d’adhésion à la SAPES pour un an.

4. DEMANDE DE REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENT

Pour chaque demande de remboursement, il est obligatoire d’envoyer un formulaire dûment rempli sur les frais de déplacement (version papier ou électronique). Ce formulaire doit être envoyé dans le délai prévu, idéalement dans les quinze (15) jours qui suivent la fin du déplacement ou à compter de la date où les frais ont été engagés. Les demandes de remboursement de frais envoyées au-delà de soixante jours (deux mois) après la fin du déplacement ou à compter de la date où les frais ont été engagés risquent de ne pas être prises en compte et les frais risquent de ne pas être remboursés. Il faut fournir les originaux des reçus avec les demandes de remboursement. Les frais raisonnables déboursés dans une monnaie étrangère seront convertis en dollars canadiens au taux de change en vigueur à la date de l’achat ou du déboursé. Les remboursements seront faits par chèque dans les trente (30) jours suivant la réception par l’unité administrative de la documentation appropriée. Si le voyage d’affaires est combiné à un voyage personnel, les frais personnels ne seront pas remboursés. Dans certaines circonstances, certaines exceptions peuvent être justifiées. Une courte note qui explique l’exception devra accompagner le formulaire de demande des frais de déplacement. Les demandes de remboursement exceptionnelles seront examinées au cas par cas par l’unité administrative et par le trésorier et les décisions prises ne constitueront pas un précédent.

La présente politique a été approuvée par le Conseil le 12 Novembre 2021.

Des mises à jour mineures ont été apportées le 18 janvier 2016.

La présente politique a été approuvée à l’unanimité lors de la réunion du Conseil du 10 décembre 2015.

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