L’unité administrative de la SAPES relève du président du conseil d’administration. Elle est chargée des activités quotidiennes de la SAPES :

• gérer la correspondance;
• tenir les registres de la société;
• gérer l’éventail des outils et services en ligne sélectionnés par la société pour la communication, l’hébergement des fichiers, le site Web et la gestion des adhérents.

L’unité administrative fournit aussi des conseils aux membres du comité exécutif et aux membres du conseil d’administration se rapportant à leurs portefeuilles respectifs.

1. Soutien ADMINISTRATIF AU conseil d’administration ET AU COMITÉ EXÉCUTIF

L’unité administrative assiste à l’assemblée générale annuelle (AGA), aux réunions spéciales, aux réunions du conseil d’administration et aux réunions du comité exécutif. Elle s’occupe, en concertation avec le président et le secrétaire, des tâches suivantes :

• préparer le calendrier des réunions;
• distribuer les avis de réunion, les ordres du jour des réunions et les documents d’appoint;
• aider le secrétaire dans la préparation des procès-verbaux de ces réunions.

L’unité administrative remplit, en concertation avec le secrétaire, les rôles suivants :

• du budget;
• apporter son aide pour la vérification des états financiers et des états mensuels et trimestriels de la SAPES, selon les besoins;
• gérer les opérations financières de la SAPES au quotidien.

L’unité administrative effectue, en concertation avec le secrétaire, les tâches suivantes :

• coordonner les activités relatives au site Web et au domaine de la SAPES sur le Web;
• tenir à jour la liste des adhérents;
• coordonner les renouvellements d’adhésion;
• mettre à jour les profils des adhérents;
• tenir à jour les dossiers et les registres de la SAPES;
• apporter son aide pour la préparation des rapports annuels de la SAPES et des groupes affiliés pour l’AGA de la société.

L’unité administrative apporte son aide aux personnes et structures suivantes :

• au président du comité des prix et aux coordinateurs des prix pour la préparation de l’appel de candidatures, pour le rassemblement et la distribution des dossiers de mise en candidature aux coordinateurs des prix et pour la publicité relative aux prix de la SAPES;
• au président du comité des publications pour l’élection et l’administration des comités éditoriaux, la publication et la publicité pour les revues et diverses publications de la SAPES;
• au comité des nominations de la SAPES pour pouvoir aux postes, par nomination ou par élection, en vue de siéger au conseil d’administration, au comité exécutif ou en tant que coordinateurs des prix et pour préparer, distribuer et dépouiller des bulletins de vote lors des élections ou de la ratification de postes;
• au président des partenariats en coordonnant la signature des ententes sur papier ou par voie électronique, selon les besoins et en transmettant la version définitive de chaque entente signée au président des partenariats pour ses dossiers et aux autres conformément à l’article 3 de la politique 7.

2. Soutien ADMINISTRATIF aux groupes affiliés

L’unité administrative coordonne toutes les ressources suivantes pour les groupes affiliés conformément à la définition de l’article 6.

GIS — groupe d’intérêts spéciaux
REA — réseau d’enseignement et d’apprentissage

La présente politique a été approuvée par le Conseil le 12 Novembre 2021.

Approuvé par le Conseil lors de sa réunion du 20 juin 2016.