6.1 ASSEMBLÉES ANNUELLES

Sous réserve de la Loi, l’assemblée annuelle des membres aura lieu à la date et l’heure établies par le Conseil, mais dans tous les cas (i) au plus quinze (15) mois après la tenue de l’assemblée annuelle précédente et (ii) au plus tard six (6) mois après la fin de l’exercice financier précédent de la Société. Lors de chaque assemblée annuelle des membres, en plus de tous les autres points à l’ordre du jour, les membres devront :

(a) revoir et examiner les états financiers, le rapport du comptable public, le cas échéant, ainsi que tout rapport exigé dans la Loi qu’on doit soumettre aux membres lors de l’assemblée annuelle;

(b) élire les directeurs;

(c) nommer le comptable public; et

(d) traiter tout autre point à l’ordre du jour qu’on peut soumettre convenablement aux membres.

6.2 RÉUNIONS SPÉCIALES ET RÉUNIONS SUR DEMANDE

Le Conseil aura le pouvoir de convoquer en tout temps une réunion spéciale des membres. De plus, le Conseil devra convoquer une réunion des membres sur demande écrite des membres regroupant au moins cinq pour cent (5 %) des droits de vote. Si le Conseil ne convoque pas une réunion dans les vingt-et-un (21) jours après avoir reçu la demande, n’importe lequel des membres ayant signé la demande pourra convoquer la réunion.

6.3 LIEU DES RÉUNIONS

L’assemblée annuelle ou toute réunion spéciale des membres devra se tenir au siège social de la Société ou à tout endroit que le Conseil pourrait choisir au Canada.

6.4 RÉUNION PAR DES MOYENS ÉLECTRONIQUES, ETC.

(a) Un membre peut participer à une réunion des membres par des moyens électroniques ou en utilisant une autre forme de communication qui permet à tous les participants de communiquer de manière adéquate entre eux pendant la réunion. Quiconque participe par voie de conférence électronique est considéré comme étant présent à cette réunion. Toute question de sécurité, de confidentialité ou autre en lien avec la tenue d’une telle réunion doit être conforme aux exigences que le Conseil peut déterminer de temps à autre.

(b) Les directeurs peuvent convoquer une réunion des membres et faire en sorte que la réunion se déroule entièrement par téléphone ou par tout autre moyen électronique qui permet aux participants de communiquer entre eux de manière adéquate pendant la réunion.

6.5 AVIS DES RÉUNIONS

(a) Un avis de l’heure et de la date de la réunion des membres doit être remis à chaque membre qui, au moment de la fermeture des bureaux à la date de référence de l’avis ou, si aucune date de référence n’est inscrite pour l’avis, à la fermeture des bureaux la journée précédant la remise de l’avis, est autorisé à recevoir l’avis, par les moyens suivants :

(b) par la poste, par messagerie ou par livraison personnelle au membre au cours d’une période de vingt-et-un (21) à soixante (60) jours avant la date prévue pour la réunion;

(c) par téléphone, par moyen électronique ou en utilisant toute autre installation de communication avec chaque membre au cours d’une période de vingt-et-un (21) à trente-cinq (35) jours avant la date prévue de la réunion; ou

(d) en affichant l’avis sur un babillard, incluant le site Web de la Société où cette information est affichée régulièrement et qui se trouve dans un endroit fréquenté par les membres, au moins trente (30) jours avant la date prévue pour la réunion.

(e) Un avis de toute réunion lors de laquelle un point spécial à l’ordre du jour sera traité doit contenir une description suffisamment détaillée du point pour permettre à un membre de se former un jugement raisonné du point et comporter le texte de toute résolution qu’on doit soumettre lors de la réunion. Aux fins de cet article, tous les points abordés lors d’une réunion spéciale ou d’une assemblée annuelle des membres, sauf en ce qui concerne les états financiers, le rapport du comptable public, l’élection des directeurs et la renomination du comptable public en poste, sont considérés comme des « points spéciaux ».

(f) Le président du Conseil, le vice-président, le trésorier, le secrétaire et le comptable public, ainsi que toute autre personne admise sur invitation par le Conseil seront autorisés à recevoir un avis de toutes les réunions des membres, à assister et s’y faire entendre, mais ils n’auront pas le droit de voter lors ce ces réunions.

6.6 RENONCIATION AUX AVIS

Une réunion des membres peut se tenir en tout temps et n’importe où sans avis si les membres renoncent aux avis ou consentent autrement à ce qu’une telle réunion ait lieu. La présence d’un membre lors d’une réunion des membres équivaut à une renonciation à l’avis de ladite réunion, sauf si le membre assiste à une réunion expressément dans le but de s’opposer à un point quelconque sous le prétexte que la réunion n’a pas été convoquée de manière légale.

6.7 ÉTATS FINANCIERS ANNUELS

La Société peut, plutôt que d’envoyer des copies des états financiers annuels et autres documents auxquels on fait référence à l’article 172(1) de la Loi, publier à l’intention de ses membres un avis précisant que les états financiers annuels et autres documents prévus à l’article 172(1) sont disponibles au siège social de la Société et que tout membre peut, sur demande, en obtenir copie gratuitement au siège social ou par courrier affranchi.

6.8 QUORUM

Les détenteurs de cinq pour cent (5 %) des votes avec droit de vote lors d’une réunion des membres représenteront le quorum pour cette réunion.

6.9 MÉTHODE DE SCRUTIN

(a) Lors de toutes les réunions des membres, chaque question sera tranchée au moyen d’une résolution ordinaire, à moins de stipulation expresse contraire dans le règlement ou dans la loi.

(b) Si une réunion des membres se déroule dans un format électronique ou au téléphone, chaque personne qui participe et qui est admissible à voter peut le faire de la manière prévue dans la Loi en utilisant la méthode de communication téléphonique ou électronique que la Société a fournie à cette fin.

6.10 RÉSOLUTIONS PAR ÉCRIT

Sous réserve de la loi, une résolution écrite signée par tous les membres admissibles à voter sur cette résolution lors d’une réunion des membres est aussi valide que si elle était adoptée lors d’une réunion des membres. Une telle résolution peut être signée en plusieurs exemplaires, chacun étant considéré comme un original et tous les exemplaires réunis représentant une seule et même résolution. Un membre peut soumettre sa signature écrite par télécopieur, par courriel ou par tout autre moyen de transmission électronique équivalent du point de vue fonctionnel.