Politique 10 : Courtoisie
Articles 4 (« Conseil d’administration »), 8 (« Comités ») et 10 (« Groupes affiliés ») et paragraphe 3.8 (« Discipline des membres ») des règlements administratifs
Tous les membres de la SAPES qui occupent un poste de direction au sein de la société, qu’ils aient été élus au conseil d’administration, élus à un poste au sein d’un groupe affilié (politique 6 : « Groupes affiliés »), nommés à un poste au sein d’un comité permanent (politique 2 : « Comités permanents ») ou nommés à un poste au sein du comité des nominations (politique 3 : « Comité des nominations »), ont l’obligation de se comporter de façon courtoise dans toutes leurs interactions. Les membres de la société qui exercent ainsi leurs fonctions, qu’ils aient été élus ou nommés, sont désignés ci-dessous comme des « leaders ».
Étant donné cette attente concernant la courtoisie dans les interactions, le conseil d’administration sera autorisé à suspendre ou à expulser de son poste de direction dans la SAPES tout adhérent de la société (règlements administratifs, 10.3 : « Discipline des membres ») pour l’un quelconque des motifs suivants :
- Il s’est livré à une attaque personnelle contre un autre membre de la SAPES ou contre un membre du personnel de la société durant la conduite des activités liées aux affaires de la société ou en dehors.
- Il s’est prévalu du poste qu’il occupait pour soulever des questions ou faire des déclarations concernant son attitude personnelle et ses préférences sans que cela ait aucun rapport avec les activités de la SAPES et avec des affirmations allant à l’encontre des valeurs et des objectifs (politique 5, article 1 : « Déclaration sur les valeurs des membres du conseil d’administration ») de la SAPES.
- Il s’est comporté de manière à intimider une autre personne dans ses fonctions, d’une manière qu’une personne raisonnable pourrait juger comme visant à intimider ou d’une manière qui intimide effectivement une telle personne.
- Il a sapé l’autorité des membres du conseil d’administration, des membres des groupes affiliés ou des membres des comités permanents dans l’exercice de leurs fonctions.
- Il a commis un acte qui pourrait être jugé par une personne raisonnable comme pouvant nuire à la réputation de la SAPES ou de membres du personnel à titre individuel.
- Le conseil d’administration a un autre motif, à son entière discrétion, qu’il juge raisonnable, eu égard aux objectifs de la SAPES.
Conformément à l’article 14 des règlements administratifs (« Résolution des conflits »), le processus décrit ci-dessous sera le seul processus employé par la SAPES pour traiter les plaintes pour manque de courtoisie.
Si une personne pense qu’un leader a bafoué ses droits, cette personne est encouragée tout d’abord (sans y être obligée) à communiquer ses préoccupations directement au leader. Si le comportement du leader perdure ou si la personne considère que le comportement est flagrant, alors elle peut déposer une plainte selon le processus décrit ci-dessous.
Tout adhérent est en droit de déposer une plainte par écrit auprès du président (ou, si ce sont les actes du président qui font l’objet de la plainte, auprès du vice-président), dans laquelle il indiquera : le leader en question et le nom de l’adhérent de la SAPES; les faits décrits en détail, qui constituent la base de la plainte; et les raisons pour lesquelles l’adhérent de la SAPES pense que le leader a enfreint la politique de courtoisie.
Après que la plainte aura été reçue, une réunion spéciale du comité exécutif sera organisée dans les dix (10) jours civils suivants. Si un membre du comité exécutif se trouve être le leader nommé dans la plainte, il sera informé de la plainte, mais sera dispensé d’assister à la réunion spéciale. L’objectif de la réunion spéciale sera de discuter de la plainte et de déterminer si la plainte doit être retenue et si le conseil d’administration devrait mener une enquête.
Si le leader nommé dans la plainte est un membre du conseil d’administration, il sera dispensé de participer à toutes les délibérations liées à la plainte, à l’exception des communications écrites mentionnées ci-dessous.
Si le comité exécutif décide que la plainte doit être retenue et faire l’objet d’une enquête, alors le conseil d’administration dans son intégralité aura pour responsabilité de déterminer si le leader doit être exonéré, suspendu ou expulsé du leadership de la société.
Le président (ou le vice-président, si ce sont les actes du président qui sont en question) devra accomplir les tâches suivantes :
- informer le leader que le conseil d’administration a reçu une plainte en vertu de la politique 10 et lui demander d’accuser réception de cet avis dans un délai de 48 heures, sachant que, si le leader n’accuse pas réception dans un délai de 48 heures, le président (ou le vice-président, si ce sont les actes du président qui sont en question) utilisera tous les moyens réalistes de communiquer la nature de la plainte au leader en question aussi rapidement que possible;
- envoyer au leader un préavis de vingt (20) jours civils de suspension et fournir les raisons de la suspension proposée;
- autoriser le leader à lui envoyer une communication par écrit en réponse à l’avis reçu, dans un délai de vingt (20) jours civils, sachant qu’il devra lui-même envoyer au leader concerné un accusé de réception dans un délai de 48 heures et que, si le leader n’a pas reçu cet accusé de réception dans un délai de 48 heures, il sera en droit de communiquer sa réponse au président (ou au vice-président, si ce sont les actes du président qui sont en question) par tous les moyens réalistes de la communiquer;
- informer le leader, s’il ne reçoit aucune communication écrite de sa part, de sa suspension de tous les rôles de direction qu’il remplit à la SAPES;
- effectuer, s’il reçoit une communication écrite de la part du leader, les démarches suivantes :
- fournir un résumé écrit de la plainte au conseil d’administration;
- inviter le conseil d’administration, conformément au paragraphe 10.3 des règlements administratifs, à examiner cette communication dans le cadre d’une réunion spéciale, à rendre sa décision et à informer le leader par courriel de la décision, dans un délai supplémentaire de vingt (20) jours civils à compter de la date de réception de la communication.
La durée de la suspension sera fixée à la discrétion du conseil d’administration. La décision du conseil d’administration est définitive et à caractère obligatoire pour le leader et elle est sans appel.
La présente politique a été approuvée par le Conseil le 12 Novembre 2021.
Mise à jour en septembre 2018 afin d’ajouter plus de détails sur la durée du préavis et le mode de communication à utiliser.
Approuvée par le Conseil le 16 avril 2018