Politique 16: Achats
1. Fonction
Établir les procédures et les approbations exigées pour l’achat de marchandises et de services par la Société pour l’avancement de la pédagogie dans l’enseignement supérieur (SAPES).
2. Champ d’application
La présente politique s’applique à toutes les dépenses effectuées par la SAPES, à l’exception des dépenses liées aux déplacements, qui relèvent de la politique 8 (« Déplacements »).
3. Principes généraux
Les achats de marchandises et de services effectués par la SAPES devront se dérouler dans les conditions suivantes :
- éviter tout conflit d’intérêts;
- traiter les fournisseurs de façon équitable;
- protéger la confidentialité des informations des entreprises;
- faire en sorte que la SAPES en ait pour son argent dans la mesure du possible;
- respecter les procédures, afin de veiller à ce que les dépenses soient pleinement autorisées, s’inscrivent dans le cadre du budget approuvé et soient conformes aux politiques applicables de la SAPES;
- utiliser des documents standards pour faciliter la tenue des comptes et les processus de vérification.
4. Devis
En ce qui concerne les marchandises et les services d’une valeur de plus de 20 000 dollars, il est obligatoire d’obtenir trois devis de trois fournisseurs différents. Pour cette obligation, si le contrat pour un service donné (par exemple, un hôtel choisi pour une réunion) implique de toute évidence l’achat d’autres services auprès du fournisseur concerné (location d’une salle de réunion, services de restauration, etc.), c’est le total combiné de toutes ces dépenses prévisibles qui est considéré comme la valeur à prendre en compte pour la comparaison des trois devis. Si les besoins dans le mode de fonctionnement de la SAPES sont tels qu’il n’y a qu’un fournisseur capable de les satisfaire ou qu’il y a un fournisseur particulier qui est mieux placé que tous les autres pour les satisfaire, il n’est pas nécessaire d’obtenir trois devis, mais il faut faire tout son possible pour respecter les principes énoncés dans la présente politique.
5. Principes directeurs pour les devis
Il faut suivre des procédures raisonnables pour tous les achats importants et notamment les procédures suivantes :
- définir le besoin sur le plan du fonctionnement de l’organisme;
- mettre en évidence les fournisseurs qualifiés;
- demander des devis à plusieurs concurrents quand cela peut se faire avec commodité;
- définir des critères objectifs applicables aux circonstances et évaluer les devis en fonction de ces critères;
- négocier les meilleures modalités possibles pour la SAPES.
La présente politique a été approuvée par le Conseil le 12 Novembre 2021.