L’article 6 du Règlement administratif No. 1 définit les groupes affiliés, y compris les trois catégories de groupes reconnus par ce statut. Les groupes affiliés et leurs membres sont soumis au Règlement administratif et aux politiques opérationnelles de la Société. Tous les groupes affiliés devraient porter une attention particulière à la Politique 10 : Courtoisie.

1. Règles et règlements des groupes constitutifs et des groupes d’intérêts spéciaux

Tous les membres d’un groupe constitutif ou d’un groupe d’intérêts spéciaux doivent être membres de la Société. Les groupes constitutifs et les groupes d’intérêts spéciaux doivent fonctionner en conformité avec leur règlement administratif approuvé par le Conseil. Ledit document doit être approuvé dans un délai de six mois après réception du statut en tant que groupe constitutif ou groupe d’intérêts spéciaux et comprendre un processus de dissolution ainsi que l’exigence de tenir au moins une assemblée générale annuelle, souvent, mais pas nécessairement, en même temps que l’assemblée générale annuelle de la Société. Le comité exécutif du groupe constitutif ou du groupe d’intérêts spéciaux doit normalement comprendre un président ou une présidente, un vice-président ou une vice-présidente, un ou une secrétaire et un trésorier ou une trésorière, ou encore un secrétaire-trésorier ou une secrétaire-trésorière au lieu de deux postes séparés au secrétariat et à la trésorerie. Sous réserve de l’approbation du Conseil, les groupes constitutifs et les groupes d’intérêts spéciaux peuvent ajouter d’autres dirigeants et dirigeantes à leur exécutif. Les membres du comité exécutif sont élus lors de l’assemblée générale annuelle du groupe constitutif ou du groupe d’intérêts spéciaux et peuvent siéger pour un mandat de deux ans avec possibilité d’un second mandat de deux ans. Sous réserve de l’approbation du Conseil, et sous le contrôle du Conseil, les groupes constitutifs et les groupes d’intérêts spéciaux peuvent également recevoir des fonds ou organiser des levées de fonds afin de mener à bien leurs activités.

Les groupes constitutifs et les groupes d’intérêts spéciaux sont tenus de préparer un rapport annuel (du 1er janvier au 31 décembre), dans lequel ils documenteront :

  • les activités et les réalisations du groupe pendant l’année écoulée;
  • les plans pour l’année à venir;
  • les états financiers, s’il y a lieu, pour l’année écoulée;
  • un budget pour l’année à venir; et
  • les besoins anticipés en matière de soutien.

Les rapports annuels doivent être envoyés au président ou à la présidente du comité permanent des partenariats qui les enverra au ou à la secrétaire de la Société au plus tard le 31 janvier qui suit l’année faisant l’objet du rapport. Les règlements administratifs d’un groupe affilié sont envoyés au ou à la secrétaire de la Société et sont affichés sur le site web de la Société. Le Conseil peut retirer sa reconnaissance d’un groupe constitutif ou d’un groupe d’intérêts spéciaux (Article 6.3 – Dissolution des groupes affiliés) si le rapport annuel du groupe ne montre pas de progrès actifs dans la poursuite de ses objectifs et de son but ou si le groupe ne remplit pas les conditions de son règlement administratif.

Le président ou la présidente du comité permanent des partenariats travaille en consultation avec l’hôte ou les hôtes du congrès et avec les groupes consultatifs et les groupes d’intérêts spéciaux pour coordonner les lieux de réunions et l’emploi du temps de leurs assemblées générales annuelles qui se tiendront lors du Congrès annuel de la Société. Idéalement, les rencontres et les présentations des groupes constitutifs et des groupes d’intérêts spéciaux ne se dérouleront pas en même temps et devraient être identifiés selon leur statut de groupes affiliés dans le programme du congrès.

2. Règles et règlements des réseaux d’enseignement et d’apprentissage

Tous les membres d’un réseau d’enseignement et d’apprentissage doivent être membres de la Société. Afin de maintenir un statut actif en tant que réseau d’enseignement et d’apprentissage, le groupe doit maintenir en tout temps au moins huit membres de plusieurs établissements ou plusieurs régions et préparer et envoyer un rapport annuel (du 1er janvier au 31 décembre), qui comportera :

  • les activités et les réalisations du groupe pendant l’année écoulée;
  • les plans pour l’année à venir;
  • une liste à jour des membres;
  • les noms et coordonnées du leader/des leaders ou du responsable/des responsables du groupe (maximum 2 personnes);
  • une comptabilité de tous les fonds collectés ou reçus pour soutenir les activités du réseau; et
  • les besoins anticipés en matière de soutien pour l’année à venir.

Les rapports annuels doivent être envoyés au président ou à la présidente du comité permanent des partenariats qui les enverra au ou à la secrétaire de la Société au plus tard le 31 janvier qui suit l’année faisant l’objet du rapport. Le Conseil peut retirer sa reconnaissance d’un réseau d’enseignement et d’apprentissage (Article 6.3 – Dissolution des groupes affiliés) si le statut actif n’est pas maintenu par le réseau ou si le rapport annuel du groupe ne montre pas de progrès actifs dans la poursuite de ses objectifs et de son but.

Les réseaux individuels doivent faire une nouvelle demande tous les trois ans pour obtenir le statut de réseau d’enseignement et d’apprentissage et afficher sur le site web de la Société les directives et les renseignements relatifs à la manière de devenir membre du réseau.

Sous réserve de l’approbation du Conseil et sous le contrôle du Conseil, les réseaux d’enseignement et d’apprentissage peuvent recevoir des fonds ou organiser des levées de fonds afin de mener à bien leurs activités.

Le président ou la présidente du comité permanent des partenariats travaille en consultation avec l’hôte ou les hôtes du congrès et avec les réseaux d’enseignement et d’apprentissage pour coordonner les lieux de réunions et autres services de soutien, selon les besoins et les disponibilités, lors du Congrès annuel de la Société.

Un réseau d’enseignement et d’apprentissage peut se dissoudre à tout moment sur avis écrit envoyé au président ou à la présidente du comité permanent des partenariats et avec les noms et les signatures d’au moins 60 % de ses membres. L’article 6.3 décrit les moyens par lesquels la Société peut dissoudre un groupe d’enseignement et d’apprentissage.

3. Soutien administratif

Ce qui suit résume les services de soutien administratif de base. Des renseignements supplémentaires et plus détaillés sont énoncés dans la Politique 9 – Unité administrative, section 2. Les groupes affiliés recevront des services de soutien administratif pour :

  • une page web sur le domaine STLHE.ca dont le groupe assurera la maintenance;
  • l’accès à des listes d’envoi pour leur groupe;
  • l’accès à des ressources pour les réunions en ligne et/ou les forums de discussion;
  • la publication d’avis des groupes affiliés dans les communications que la Société envoie à ses membres; et

Sur approbation du Conseil, la Société peut fournir des fonds spéciaux à des groupes affiliés et contrôler les fonds obtenus par des levées de fonds ou reçus par les groupes affiliés grâce aux cotisations des membres, à des événements et/ou des sources extérieures à la Société.

Révisions et mises à jour approuvées de la politique :

  • le 15 octobre 2018 pour s’aligner sur les changements apportés à l’article 6.
  • le 3 novembre 2017 pour s’aligner sur le règlement administratif approuvé le 6 juin 2016.
  • le 20 juin 2016 à l’exception de la section 3a.
  • le 10 juin 2016 pour se conformer au règlement administratif de la Société.
  • le 19 février 2016 à l’exception de la section 3a.
  • le 27 avril 2015
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