Les groupes affiliés sont définis à l’article 10 des règlements administratifs, y compris les trois catégories de groupes reconnus par ce statut. Les groupes affiliés et leurs membres ont l’obligation de respecter les règlements administratifs et les politiques de fonctionnement de la SAPES. Tous les groupes affiliés doivent porter une attention particulière à la politique 10 (« Courtoisie »)

1. RÈGLES ET RÈGLEMENTS pour les mandants ET les GROUPES D’INTÉRÊTS SPÉCIAUX

Tous les membres d’un mandant ou d’un groupe d’intérêts spéciaux ont l’obligation d’adhérer à la SAPES. Les mandants et les groupes d’intérêts spéciaux doivent fonctionner en conformité avec leur mandat approuvé par le conseil d’administration. Ledit document doit être approuvé dans un délai de six mois après acquisition du statut de mandant ou de groupe d’intérêts spéciaux et il doit comprendre un processus de dissolution, ainsi que l’obligation de tenir au moins une assemblée générale annuelle, souvent — mais pas nécessairement — en même temps que l’assemblée générale annuelle de la SAPES. Le bureau du mandant ou du groupe d’intérêts spéciaux doit normalement comprendre un président, un vice-président, un secrétaire et un trésorier, ou encore un secrétaire-trésorier, au lieu des deux postes séparés pour le secrétariat et la trésorerie. Sous réserve de l’approbation du conseil d’administration de la SAPES, les mandants et les groupes d’intérêts spéciaux peuvent ajouter d’autres dirigeants à leur bureau. Les membres du bureau sont élus lors de l’assemblée générale annuelle du mandant ou du groupe d’intérêts spéciaux et ils peuvent siéger pour un mandat de deux ans, avec possibilité d’un second mandat de deux ans. Sous réserve de l’approbation du conseil d’administration, et sous le contrôle du conseil, les mandants et les groupes d’intérêts spéciaux peuvent également recevoir des fonds ou collecter des fonds en vue de mener à bien leurs activités.

Les mandants et les groupes d’intérêts spéciaux sont tenus de préparer un rapport annuel (du 1er janvier au 31 décembre), dans lequel ils décrivent les éléments suivants :

  • les activités et les réalisations du groupe pendant l’année écoulée;
  • les projets pour l’année à venir;
  • les états financiers, s’il y a lieu, pour l’année écoulée;
  • un budget pour l’année à venir;
  • les besoins anticipés en matière de soutien.

Les rapports annuels doivent être envoyés au secrétaire de la SAPES au plus tard le 31 janvier qui suit l’année faisant l’objet du rapport. Le mandat d’un groupe affilié est envoyé au secrétaire de la SAPES et affiché sur le site Web de la société.

Le conseil d’administration peut retirer à un mandant ou à un groupe d’intérêts spéciaux son statut (règlements administratifs, 10.3 : « Dissolution des groupes affiliés ») si le rapport annuel du groupe ne montre pas de progrès significatifs dans la réalisation de ses objectifs et dans l’exécution de sa fonction ou si le groupe ne remplit pas les conditions de son mandat. Le groupe affilié peut se dissoudre à tout moment par avis écrit au secrétaire portant le nom et la signature d’au moins 60 p. 100 de ses membres.

Le membre du conseil d’administration responsable du congrès annuel de la SAPES travaille en concertation avec l’hôte ou les hôtes du congrès et avec les mandants et les groupes d’intérêts spéciaux pour coordonner le choix des locaux et l’emploi du temps de leurs assemblées générales annuelles, qui se tiendront lors du congrès annuel de la société. Dans l’idéal, les rencontres et les présentations des mandants et des groupes d’intérêts spéciaux ne se dérouleront pas en même temps et seront identifiées selon le statut du groupe affilié dans le programme du congrès.

2. RÈGLES ET RÈGLEMENTS DES RÉSEAUX D’ENSEIGNEMENT ET D’APPRENTISSAGE

Tous les membres d’un réseau d’enseignement et d’apprentissage doivent être des adhérents de la SAPES. Afin de conserver le statut actif de réseau d’enseignement et d’apprentissage, le groupe doit avoir à tout moment au moins huit membres de plusieurs établissements ou de plusieurs régions et il doit préparer et envoyer un rapport annuel (du 1er janvier au 31 décembre), qui décrira les éléments suivants :

  • les activités et les réalisations du groupe pendant l’année écoulée;
  • les projets pour l’année à venir;
  • une liste à jour des membres;
  • les noms et coordonnées du ou des chefs ou responsables du groupe (maximum de deux personnes);
  • des documents de comptabilité indiquant tous les fonds collectés ou reçus à l’appui des activités du réseau;
  • les besoins prévus en matière de soutien pour l’année à venir.

Les rapports annuels doivent être envoyés au secrétaire de la SAPES au plus tard le 31 janvier qui suit l’année faisant l’objet du rapport.

Le conseil d’administration peut retirer à un groupe son statut de réseau d’enseignement et d’apprentissage (règlements administratifs, 10.3 : « Dissolution des groupes affiliés ») si le statut actif n’est pas maintenu par le réseau ou si le rapport annuel du groupe ne montre pas de progrès significatifs dans la réalisation de ses objectifs et dans l’exécution de sa fonction.

Les réseaux doivent individuellement faire une nouvelle demande tous les trois ans pour renouveler leur statut de réseau d’enseignement et d’apprentissage et afficher sur le site Web de la SAPES des renseignements sur le réseau et les instructions sur les démarches pour devenir membre du réseau.

Sous réserve de l’approbation du conseil d’administration et sous le contrôle du conseil, les réseaux d’enseignement et d’apprentissage peuvent recevoir des fonds ou collecter des fonds afin de mener à bien leurs activités.

Le membre du conseil d’administration responsable du congrès annuel de la SAPES travaille en concertation avec l’hôte ou les hôtes du congrès et avec les réseaux d’enseignement et d’apprentissage pour coordonner le choix des locaux pour les réunions et les autres dispositifs de soutien, selon les besoins et les disponibilités, lors du congrès annuel de la société.

Le réseau d’enseignement et d’apprentissage peut se dissoudre à tout moment par avis écrit au secrétaire portant le nom et la signature d’au moins 60 p. 100 de ses membres. Le paragraphe 10.3 des règlements administratifs décrit la démarche de dissolution d’un réseau d’enseignement et d’apprentissage pour la SAPES elle-même.

3. SOUTIEN ADMINISTRATIF

La liste qui suit résume les services de soutien administratif de base. Des renseignements supplémentaires et plus détaillés sont énoncés à l’article 2 de la politique 9 (« Unité administrative »). Les groupes affiliés recevront des services de soutien administratif pour les aspects suivants :

  • une page Web sur le domaine STLHE.ca, dont le groupe assurera la mise à jour;
  • l’accès à des listes d’envoi pour leur groupe;
  • l’accès à des ressources pour les réunions en ligne ou les forums de discussion;
  • la publication d’avis des groupes affiliés dans les communications que la SAPES envoie à ses adhérents;
  • si nécessaire, une aide pour les comptes associés au groupe affilié.

Sur approbation du conseil d’administration, la SAPES peut fournir des fonds spéciaux aux groupes affiliés et la SAPES contrôle les fonds obtenus par des collectes de fonds ou reçus par les groupes affiliés grâce aux cotisations de leurs membres, grâce à des événements ou en provenance de sources extérieures à la société.

La présente politique a été approuvée par le Conseil le 12 Novembre 2021

Révisions et mises à jour approuvées de la politique :

  • le 15 octobre 2018 pour s’aligner sur les changements apportés à l’article 6.
  • le 3 novembre 2017 pour s’aligner sur le règlement administratif approuvé le 6 juin 2016.
  • le 20 juin 2016 à l’exception de la section 3a.
  • le 10 juin 2016 pour se conformer au règlement administratif de la Société.
  • le 19 février 2016 à l’exception de la section 3a.
  • le 27 avril 2015
La SAPES est fière d'être partenaire avec: