Les bénévoles, le personnel et les prestataires de services qui sont en rapport avec la Société pour l’avancement de la pédagogie dans l’enseignement supérieur (SAPES) risquent, dans l’exercice de leurs fonctions, d’obtenir des renseignements de la part des adhérents, du personnel, des bénévoles ou des membres du conseil d’administration de la société, d’être exposés à de tels renseignements ou de voir de tels renseignements leur être communiqués par ces personnes, relativement aux activités passées, présentes ou futures de la société et de ses adhérents, de ses lauréats et des prestataires de services.

On entend par « renseignement personnel » toute information concernant une « personne identifiable ».

On entend par « renseignement confidentiel » toute information désignée comme confidentielle par la SAPES.

Les bénévoles, le personnel et les prestataires de services de la SAPES sont tenus de toujours respecter la confidentialité et la vie privée des adhérents, des lauréats, des participants aux événements, des étudiants, des bénévoles et des prestataires de services, ainsi que la nature confidentielle des affaires de la SAPES, y compris des discussions à huis clos et des renseignements échangés lors de ces discussions. À cet égard, ils ont l’obligation de signer un engagement en matière de confidentialité indiquant qu’ils sont au courant de cette politique.

Pour protéger les renseignements personnels et confidentiels, les bénévoles, le personnel et les prestataires de services ont les obligations suivantes :

• ne pas divulguer ou permettre la divulgation de renseignements confidentiels, de données confidentielles ou de documents confidentiels auxquels ils ont été exposés, que ces renseignements leur aient été transmis à l’oral, par écrit ou par tout autre moyen, hormis aux autres personnes autorisées à discuter de ces renseignements confidentiels;
• protéger soigneusement les renseignements confidentiels afin d’empêcher que ceux-ci soient obtenus, utilisés ou divulgués de manière inappropriée, directement, avec l’utilisation d’un mot de passe ou dans le cadre d’une infrastructure aux règles de sécurité physique;
• informer le directeur administratif à la première occasion raisonnable dès qu’ils prennent connaissance d’une infraction aux règles de confidentialité ou dès qu’ils perdent un document contenant des renseignements confidentiels, une clé ou un autre objet qui pourrait être utilisé pour enfreindre la confidentialité;
• se débarrasser de tous les documents écrits d’une manière à empêcher leur perte ou leur divulgation inappropriée à de tierces personnes;
• détruire ou rendre, à la fin de leur mandat, au moment de leur démission ou de leur destitution de leurs fonctions auprès de la SAPES, tous les documents confidentiels auxquels ils ont préalablement eu accès;
• ne consulter, n’utiliser, ne transférer et ne divulguer les renseignements privés et confidentiels que selon ce qu’exigent les obligations de leurs fonctions auprès de la SAPES, coopérer avec la SAPES lors d’une vérification ou d’une enquête relative aux renseignements confidentiels et fournir les documents demandés relatifs à une telle vérification ou à une telle enquête;
• ne pas utiliser les renseignements confidentiels pour en tirer un avantage personnel ou pour un but illégitime.

Les conditions énoncées dans la présente politique et dans l’engagement en matière de confidentialité demeurent en vigueur même après que la personne cesse son association avec la SAPES.

La divulgation non autorisée de renseignements confidentiels ou privilégiés constitue une infraction grave à la présente politique et toute personne qui divulgue des renseignements sans autorisation fera l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la suspension ou à la destitution.

La présente politique a été approuvée par le Conseil le 12 Novembre 2021.

Approuvé par : le Conseil d’administration

Date de l’approbation : le 17 avril 2020