1. Postes électifs

Le comité des nominations recherche des candidats appropriés pour pourvoir aux postes de membres du conseil d’administration qui font l’objet, sauf indication contraire, d’un scrutin, lors de l’assemblée générale annuelle de la SAPES et qui ont un mandat de trois ans, à compter de la première réunion du conseil d’administration après l’AGA. Les membres du conseil d’administration sont tous élus pour un mandat de trois ans, renouvelable une fois (règlements administratifs, 4.4 : « Mandats des directeurs »).

Les membres actuels du conseil d’administration de la SAPES peuvent se porter candidats aux postes vacants du conseil, mais ils doivent informer le conseil de leur intention. Après l’achèvement de leur mandat de trois ans, les membres actuels du conseil peuvent choisir de se présenter en vue d’être réélus au même poste en envoyant leur candidature, conformément aux instructions de l’appel de candidatures.

C’est le secrétaire de la SAPES qui est responsable des questions de gouvernance de la société et qui fournit des conseils et des instructions au comité des nominations.

2. MEMBRES DU COMITÉ DES NOMINATIONS

Sous réserve de l’approbation du conseil d’administration, le comité des nominations se compose de trois adhérents de la SAPES nommés peu après l’assemblée générale annuelle, quand un appel de déclarations d’intérêt est distribué à tous les membres de la société. Il est important que le comité des nominations entretienne une relation sans lien de dépendance avec le conseil d’administration existant et c’est pour cette raison que les membres du conseil ne peuvent pas être membres du comité des nominations. Le secrétaire ou son représentant fournit des conseils et de l’aide, mais n’assiste pas aux réunions du comité et ne vote pas.

3. candidatures ET ÉLECTIONS

A. Appel de candidatures

En février ou en mars de chaque année, le comité des nominations prépare et fait distribuer à tous les adhérents de la SAPES un appel de candidatures, qui comprend les éléments suivants :

• un appel invitant les gens à proposer des candidatures, à proposer leur propre candidature ou à identifier des candidats potentiels parmi les adhérents actuels de la SAPES;
• une description des responsabilités des membres du conseil d’administration;
• une demande adressée aux candidats et leur demandant de rédiger une brève déclaration d’intérêt de 250 mots dans la langue de leur choix, anglais ou français (sachant que la SAPES préparera la traduction de la déclaration d’intérêt). Il doit être clairement indiqué que les candidats ne font pas campagne et que la déclaration d’intérêt et sa traduction, affichées sur le site Web de la SAPES, sont les seuls renseignements relatifs au scrutin qui sont mis à la disposition des adhérents.

Le président du comité des nominations reçoit les candidatures et répond aux questions et aux demandes de renseignements des gens.

Il faut que la date limite pour l’envoi des candidatures prévoie une période d’au moins deux semaines pour l’envoi des candidatures.

B. SCRUTIN, dépouillement ET ANNONCE DES RÉSULTATS

C’est le secrétaire de la SAPES ou son représentant désigné qui confirme que tous les candidats proposés sont actuellement adhérents en règle de la SAPES et qu’ils sont prêts à se porter candidats au poste vacant qui les concerne.

Si, à la fin de la période des mises en candidature, il reste des postes pour lesquels aucune candidature n’a été reçue, le président du comité des nominations en informe le conseil d’administration. Le conseil d’administration décide alors soit de prolonger la période des mises en candidature soit de laisser le poste vacant et de rouvrir le processus d’appel de candidatures à une date ultérieure.

Si, à la fin de la période des mises en candidature, il n’y a qu’une candidature pour un poste donné au conseil d’administration, le président en informe le secrétaire, qui sollicite l’approbation du conseil d’administration pour une élection par acclamation ou pour un prolongement de la période des mises en candidature. Sous réserve de l’approbation du conseil d’administration, le nom d’un candidat élu par acclamation figure sur le bulletin de vote pour ratification de son poste par les adhérents, avec les options suivantes : approbation, refus, abstention.

Les déclarations d’intérêt des candidats seront affichées sur le site Web de la SAPES au moins cinq semaines avant l’assemblée générale annuelle de la société et un lien vers les candidats et vers les renseignements relatifs au scrutin sera inclus dans l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle, qui sera distribué au même moment.

Les bulletins pour le vote en ligne comprennent les éléments suivants : une page qui détaille les instructions pour voter, une page pour chaque poste faisant l’objet du scrutin, qui contient la déclaration d’intérêt de chaque candidat, et le bulletin de vote à la dernière page pour chaque poste, avec les options correspondant aux noms des candidats et une option pour l’abstention. Chaque adhérent de la SAPES reçoit un lien et un accès unique au scrutin trois semaines avant le début de l’assemblée générale annuelle. Le scrutin commence immédiatement, se déroule sur deux semaines et prend fin une semaine avant le jour de l’assemblée générale annuelle. Cette période de deux semaines permet aux adhérents qui habitent dans les différentes régions du pays, et non seulement à ceux qui assistent à l’assemblée générale annuelle, de participer aux élections de la SAPES.

Au cours des sept jours qui précèdent l’assemblée générale annuelle, le comité des nominations compte les bulletins de vote et les résultats sont communiqués au secrétaire. Le secrétaire communique les résultats au conseil d’administration et prépare une motion pour la ratification lors de l’assemblée générale annuelle des membres élus au conseil d’administration. Il inclut, pour examen, des renseignements sur le taux de participation et la liste de toutes les personnes élues au conseil d’administration. Exemple de motion : « Je propose que l’élection des personnes suivantes au conseil d’administration de la SAPES soit ratifiée : [liste complète]. »

Lors de l’assemblée générale annuelle de la SAPES, le secrétaire propose la motion de ratification de la liste des membres élus au conseil d’administration. La liste est ratifiée ou rejetée dans son intégralité, à la simple majorité (résolution ordinaire) des adhérents présents à l’assemblée générale annuelle.

Si deux candidats sont à égalité à l’issue du scrutin, le conseil d’administration peut organiser une élection partielle.

Le président du conseil d’administration contacte les candidats élus pour confirmer leur aptitude à siéger au conseil d’administration. Si l’élu refuse de siéger au conseil, le poste est offert au candidat qui est arrivé en deuxième position à l’élection. Une annonce officielle des résultats des élections est envoyée par voie électronique à tous les adhérents de la SAPES immédiatement après l’assemblée générale annuelle.

La présente politique a été approuvée par le Conseil le 12 Novembre 2021

Cette politique a été mise à jour en mars 2017 pour refléter les modifications aux règlements administratifs de la SAPES apportés en 2016. Elle a été adoptée à l’unanimité.

Cette politique a été approuvée par vote en ligne le 28 novembre 2015 par : 11 voix pour, aucune voix contre et aucune abstention. Un membre du Conseil n’a pas voté.