Politique 9 – Unité administrative

Dans le texte suivant, le masculin englobe les deux genres, masculin et féminin, et est utilisé pour alléger le texte.

L’unité administrative de la SAPES est chargée des activités quotidiennes de la Société, qui consistent à répondre à la correspondance, tenir les registres de la Société, y compris gérer le système de dépôt électronique en ligne, le système des adhésions, les listes de diffusion, les états financiers et les dépôts requis par les agences gouvernementales. Elle est également chargée de gérer le site web de la SAPES (https://www.stlhe.ca/fr/). L’unité administrative relève du président et fournit des conseils sur le recrutement des membres, les procédures de bureau, la circulation des informations entre le Conseil, les groupes constitutifs, les groupes d’intérêts spéciaux et les membres de la Société.

1. Assistance administrative au Conseil et au comité exécutif

L’unité administrative assiste à la réunion générale annuelle, aux réunions spéciales, aux réunions du Conseil et aux réunions du comité exécutif et, en consultation avec le président et le secrétaire, prépare le calendrier des réunions, distribue les avis de réunions, les ordres du jour des réunions, les documents d’appui, et elle aide le secrétaire dans la préparation des procès-verbaux de ces réunions. En consultation avec le trésorier, l’unité administrative aide à préparer le budget, la vérification des états financiers, les états mensuels et trimestriels de la Société, selon les besoins, et gère les opérations financières quotidiennes de la Société. En consultation avec le secrétaire, l’unité administrative tient à jour la liste des membres, coordonne les renouvellements d’adhésion et met à jour les profils des membres, tient à jour les dossiers et les registres de la Société et aide à préparer les rapports annuels de la Société et des groupes affiliés pour la réunion générale annuelle de la Société. L’unité administrative aide : (1) le président du comité des prix et les coordinateurs des prix à préparer l’appel à nominations, le rassemblement et la distribution des dossiers de nomination aux coordinateurs des prix et la publicité relative aux prix de la Société; (2) le président du comité des publications pour l’élection et l’administration des comités éditoriaux, la publication et la publicité des revues de la SAPES et des diverses publications, et (3) le comité des nominations avec le classement des postes, par nomination ou par élection, pour siéger au Conseil, au comité exécutif ou en tant que coordinateurs des prix, ainsi que la préparation, la distribution et le dépouillement des bulletins de vote lors des élections ou la ratification de postes.  

2. Assistance administrative aux groupes affiliés

L’unité administrative coordonne n’importe laquelle des ressources suivantes pour les groupes affiliés :

  • préparation des scrutins et envoi de notifications par courriel pour les élections du comité exécutif du groupe affilié;
  • préparation d’une liste d’envoi et distribution de notifications par courriel aux membres du groupe affilié. (Les membres individuels doivent s’identifier en tant que membres du groupe affilié dans leur profil de membre conservé au Centre d’adhésion de la SAPES.);
  • emploi de l’adresse STLHE.ca pour le groupe affilié;
  • création d’une boîte de dépôt de la SAPES pour le groupe affilié. (Les groupes affiliés sont encouragés à conserver tous les documents du groupe dans leur boîte de dépôt.);
  • accès au système pour les réunions en ligne du comité exécutif du groupe affilié;
  • création d’une présence du groupe affilié sur le site web de la SAPES. Il peut s’agir d’un lien au sein du site ou, selon les besoins, un site web séparé dans le domaine STLHE.ca. (Le groupe affilié est responsable des ajouts, des mises à jour et du contenu de cette présence sur le web.);
  • réservation d’un créneau horaire lors du Congrès annuel de la SAPES pour une réunion générale annuelle ou une séance plénière pour les membres du groupe affilié;
  • selon les besoins et avec le trésorier, préparation du budget du groupe affilié – pour inclusion dans le budget de la SAPES ainsi que pour la comptabilité des recettes et des dépenses du groupe affilié.

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Approuvé par le Conseil lors de sa réunion du 20 juin 2016.