Politique 8 – Déplacements

Dans le texte suivant, le masculin englobe les deux genres, masculin et féminin, et est utilisé pour alléger le texte.

1. Introduction

La présente politique a pour but d’informer les intéressés de la nature et de l’admissibilité des dépenses raisonnables qui peuvent être remboursées. Toute question relative à la présente politique doivent être adressées à l’unité administrative ou au trésorier de la SAPES.

La SAPES remboursera les dépenses raisonnables liées aux affaires de la Société encourues par les personnes concernées et par celles à qui un prix co-parrainé par la SAPES est décerné.

Les membres du Conseil de la SAPES sont encouragés à obtenir de l’aide financière de leur établissement d’attache pour aider à défrayer leurs frais de déplacements afin d’assister aux réunions en personne du Conseil et aux autres réunions en personne où les membres du Conseil représentent le Conseil. Les membres du Conseil doivent fournir au président de la Société les coordonnées de contact appropriées à leur établissement d’attache pour que le président puisse envoyer une lettre de soutien afin d’appuyer leur demande d’aide financière.

a. Définitions

Frais raisonnables – comme il est mentionné dans la présente politique, les considérations suivantes doivent être prises en ligne de compte au moment d’envoyer une réclamation pour remboursement de frais de déplacements : jugement éclairé et modération, considérations reflétant la responsabilité, efficacité et valeur monétaire. En général, ces frais ne comprennent pas la consommation d’alcool ni les frais d’intérêts sur les cartes de crédit personnelles. Ces frais doivent être considérés comme des avantages imposables tel que décrit par l’Agence du revenu du Canada.

Approbation – Tous les déplacements des membres du Conseil qui ne sont pas spécifiquement identifiés dans le budget des déplacements doivent être approuvés par le Conseil. L’unité administrative est autorisée à recevoir des réclamations de remboursement par besoin de conformité avec la présente politique et préparera des chèques de remboursement aux intéressés. Le trésorier de la SAPES doit approuver tous les remboursements de plus de 500 $. Le président de la SAPES doit approuver les remboursements au trésorier de plus de 500 $.

2. Dépenses admissibles

a. Frais d’hôtel

Le remboursement est limité au tarif de chambre simple par voyageur ou au montant proportionnel pour une chambre partagée, sur présentation d’une facture d’hôtel originale portant la mention « payé ». Les voyageurs qui assistent aux congrès et colloques de la Société doivent descendre dans l’un des hôtels sélectionnés par les hôtes et bénéficiant du tarif accordé aux participants. Si les voyageurs descendent dans un hôtel qui ne figure pas parmi ceux qui ont été sélectionnés par les hôtes, ils seront remboursés jusqu’à concurrence du tarif accordé aux participants dans les hôtels sélectionnés. Le logement sera remboursé pour le nombre de nuits nécessaires pour permettre aux voyageurs de participer aux affaires ou aux activités de la Société pour lesquelles ils entreprennent ce déplacement. S’ils désirent prolonger leur séjour avant ou après l’activité, leurs frais supplémentaires ne seront pas remboursés. Si les réservations doivent être annulées, les voyageurs sont responsables de veiller à ce que l’annulation soit faite à l’avance. Les frais de non présentation ne seront pas remboursés.

b. Transport

Les voyageurs sont remboursés pour des voyages en classe économique. Tous les voyageurs sont fortement encouragés à réserver leurs billets à l’avance pour obtenir les meilleurs tarifs. Les cartes d’embarquement doivent accompagner les demandes de remboursement (sauf si les voyageurs ont utilisé des cartes d’embarquement électroniques) ainsi que les réclamations d’assurance-annulation de vol. Les personnes qui se déplacent pour la Société à bord de leur véhicule particulier peuvent réclamer une allocation par kilomètre selon les taux du Gouvernement fédéral établis par la fonction publique du Canada (voir http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/index.php?lang=fra&merge=2&sid=97). Le coût total de location d’un véhicule de catégorie intermédiaire (ou inférieure), y compris l’achat d’une couverture d’assurance ainsi que le coût de l’essence, seront remboursés. Le coût des voyages en train sera remboursé jusqu’à concurrence du tarif en classe économique pour les voyages de jour, ou pour une couchette du bas ou une cabine pour les voyages de nuit. Si les voyageurs choisissent de voyager par la route ou en train, alors qu’il est possible de faire le voyage en avion, les coûts seront remboursés jusqu’à concurrence d’un billet d’avion en classe économique et du transport au sol vers la même destination. Les voyageurs seront remboursés pour les frais de limousine, de taxi et de transport public entre l’aéroport, l’hôtel et le lieu des réunions. Le moyen de transport au sol le plus pratique et le plus sécuritaire devrait être choisi. Les frais de stationnement des voyageurs seront remboursés. Les sanctions financières relatives aux changements ou annulations non remboursables de vols, de locations de véhicules et de billets de train seront remboursées, seulement dans les cas où le changement est imposé pour une raison d’affaires de la Société.

c. Repas

Les coûts des repas sont remboursés selon les taux du Gouvernement fédéral établis par la fonction publique du Canada (voir http://www.njc-cnm.gc.ca/directive/index.php?lang=fra&merge=2&sid=98). Une indemnité de repas peut être réclamée au lieu des coûts réels au même taux. L’indemnité journalière n’est pas applicable si les repas sont inclus dans un autre remboursement (par ex. lors d’un colloque ou congrès, ou pendant le transport). Un voyageur peut organiser une activité de groupe pour laquelle l’indemnité de repas au même taux est dépassée. Toutefois, les coûts doivent être gérés de manière efficace. Les lignes directrices suivantes vous aideront à ce sujet :

  • choisissez un menu à l’avance si c’est possible,
  • choisissez les boissons non alcoolisées à l’avance si c’est possible, et
  • à moins que le lieu où se déroule le repas stipule que des frais de service seront ajoutés, ce qui peut être le cas pour un menu à prix fixe choisi à l’avance, ajoutez 15 % au coût total de la nourriture et des boisons non alcoolisées; n’incluez pas les taxes dans votre calcul.

d. Divers

Les frais personnels des voyageurs qui ne seront pas remboursés comprennent, mais ne sont pas limités, à ce qui suit : appels d’un téléphone portable et frais de transmission de données, appels interurbains, frais d’internet et notes de bar. Les faux frais raisonnables et les pourboires et primes sont acceptés pour remboursement, sans reçus. Ceci ne s’applique pas aux pourboires et primes inclus dans d’autres remboursements (par ex. dans les coûts des repas).

3. Coûts admissibles au remboursement

a. Affaires de la Société

Les affaires de la Société comprennent : la participation aux réunions en personne du Conseil de la SAPES et au Congrès annuel (seul le président du comité permanent de la défense des droits des étudiants est autorisé à inclure ses frais d’inscription au congrès) et la participation d’un membre de l’unité administrative qui assiste aux réunions en personne du Conseil.

b. Prix

Prix national 3M d’excellence pour étudiants : les lauréats sont remboursés de leurs frais de déplacement pour se rendre à une retraite intellectuelle au cours de l’année où le prix leur a été décerné. Les lauréats sont encouragés à faire une demande auprès de leur établissement d’attache pour le remboursement de leurs frais de déplacement et d’inscription afin d’assister au Congrès annuel de la SAPES au cours de l’année où le prix leur est décerné.

Prix national 3M d’excellence pour étudiants : Les frais de déplacement et de logement ainsi que les frais d’inscription au Congrès annuel de la Société sont remboursés.

Prix D2L d’innovation en pédagogie : Un montant fixe pour couvrir les frais de déplacement et l’inscription au Congrès annuel de la Société et une adhésion de deux ans à la Société seront octroyé.

Prix Alan Blizzard : Un montant fixe pour couvrir les frais de déplacement et un maximum de cinq (5) inscriptions au Congrès annuel de la Société sera octroyé.

Prix d’excellence pour éducateurs du secteur collegial : Un montant fixe pour couvrir les frais de déplacement et l’inscription au Congrès annuel de la Société sera octroyé.

Prix d’excellence Christopher Knapper pour l’ensemble des realisations : Les frais de déplacement et l’inscription au Congrès annuel de la SAPES sont remboursés.

Prix de l’AAEECS : L’inscription au Congrès et une adhésion d’un an à la SAPES sont octroyées.

4. Demande de remboursement des frais de déplacement

Un formulaire complété des frais de déplacement (Suivez le lien de la boîte de dépôt ci-dessous vers le fichier excel.) doit être envoyé avec chaque réclamation (version papier ou électronique). Ces formulaires doivent être envoyés en temps opportun, idéalement dans les quinze (15) jours qui suivent la fin du déplacement ou à compter de la date où les frais ont été encourus. Toute réclamation de remboursement de frais envoyée au-delà de douze (12) mois après la fin du déplacement ou à compter de la date où les frais ont été encourus peut ne pas être prise en compte et les frais peuvent ne pas être remboursés. Les coûts raisonnables déboursés dans une monnaie étrangère seront convertis en dollars canadiens au taux de change en vigueur à la date de l’achat ou du déboursé. Les remboursements seront faits par chèque dans les trente (30) jours suivant la réception de la documentation appropriée par l’unité administrative. Si des voyages d’affaires sont combinés à des voyages personnels, les frais personnels ne seront pas remboursés. Dans certaines circonstances, des exceptions peuvent être justifiées. Une courte note qui explique l’exception doit accompagner le formulaire des frais de déplacement. Les demandes relatives aux exceptions seront examinées au cas par cas par l’unité administrative et le trésorier, et les décisions prises ne constitueront pas un précédent.

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Approuvé lors de la réunion du Conseil du 20 juin 2016 pour inclure le remboursement pour le comité de la défense des droits des étudiants.
Mise à jour mineure le 10 juin 2016.
Des mises à jour mineures ont été apportées le 18 janvier 2016.
La présente politique a été approuvée à l’unanimité lors de la réunion du Conseil du 10 décembre 2015.