Politique 7 : Parrainages, affiliations et partenariats

1. Méta-principes directeurs régissant les partenariats

Nous nous engageons à améliorer l’efficacité de l’enseignement et de l’apprentissage dans les établissements canadiens d’enseignement supérieur.

Le fait de fusionner nos ressources, notre expertise, nos diverses perspectives et nos expériences variées avec d’autres organismes nous permet d’augmenter notre efficacité et de renforcer et d’enrichir des projets et des objectifs communs. La collaboration implique de faire le choix de construire avec et à travers d’autres organismes car seuls, nous ne pouvons pas tout faire, nous ne pouvons pas le faire aussi bien et nous ne pouvons pas obtenir les mêmes effets. Afin d’être des agents de changement, afin de réaliser nos objectifs, nous avons besoin d’autres organismes et ces autres organismes ont besoin de nous. C’est pourquoi la SAPES est un organisme dont la force et la vision sont enracinées dans la collaboration active et dynamique avec ses partenaires complémentaires actuels et futurs.

Afin de forger des relations efficaces, il est nécessaire de planifier adéquatement et de gérer efficacement. L’éventail des intérêts apportés à la table peut accroître les défis inhérents au fait de travailler avec autrui. Bien souvent, ces intérêts sont en harmonie, toutefois, ils peuvent également paraître contradictoires ou en concurrence les uns avec les autres. Il est donc proposé que lorsque nous envisageons tout travail en collaboration, nos partenaires et la Société soient guidés pas une vision commune et des méta-principes directeurs.

2. Types de relations avec d’autres organismes

En partant des méta-principes directeurs régissant les partenariats et en se référant à notre vision et à nos objectifs stratégiques, nous pouvons identifier trois types de relations ou de collaboration que la Société peut souhaiter réaliser : les parrainages, les affiliations et les partenariats.

Parrainages

Des ententes de partenariats peuvent être établies avec une personne, une société, un établissement d’enseignement post-secondaire ou de formation, ou encore avec une agence qui assure la promotion ou qui soutient un événement, une initiative ou une récompense en fournissant des fonds, des services et/ou d’autres ressources en échange d’avantages ou de résultats spécifiques, tels que : reconnaissance de la marque, objectifs philanthropiques ou à but lucratif (habituellement par le biais de réclame publicitaire ou de publicité faisant partie d’une stratégie générale de promotion). Un exemple de ce type d’entente est le parrainage par la compagnie 3M Canada des programmes du Prix national 3M d’excellence en enseignement et du Prix national d’excellence 3M pour étudiants.

Chaque parrainage est unique et devrait être reflété dans une entente formelle par le biais d’un protocole d’entente ou d’un contrat qui définit clairement les termes du parrainage, y compris :

  • le type d’événement, d’initiative ou de récompense faisant l’objet du parrainage;
  • le nom, les coordonnées et les renseignements de base du parrain;
  • les responsabilités et les engagements de chaque partie en cause, y compris :
    • le montant d’argent et/ou la nature et la portée des ressources ou des services offerts par le parrain;
    • des détails concernant ce que le parrain reçoit en échange, y compris la présence du logo de sa compagnie ou de son organisme sur le site web de la SAPES; et
    • les mécanismes de communication et de notification;
  • les conditions relatives à la prolongation, à la renégociation et/ou à la dissolution de l’entente;
  • un calendrier des dates et des produits à livrer approprié à l’entente;
  • un échéancier des facturations et des paiements;
  • une liste de contact des partenaires pour faciliter la communication et répondre aux engagements de l’entente;
  • une liste des personnes ou des parties consultées pour la préparation de l’entente; et
  • la durée de l’entente, avec la date du début et la date de la fin de l’entente clairement indiquées.

Les dates choisies pour le renouvellement, l’annulation et la durée de l’entente devraient refléter la planification à court et à long termes ainsi que les besoins associés à la coordination de l’initiative ou du programme parrainé (par ex. les cycles des récompenses).

Les avantages d’une entente liée au congrès annuel devraient être discutés avec le vice-président ou la vice-présidente de la SAPES (personne chargée de la liaison avec le Conseil) avant que ceux-ci soient proposés au parrain car ils peuvent entraîner des coûts et des implications de logistique pour la Société et/ou les hôtes du congrès.

Affiliations

Une affiliation est une relation volontaire continue entre deux ou plus de deux entités dans le but d’obtenir des avantages réciproques. Un exemple de ce type d’arrangement est l’affiliation de la Société avec le Réseau pour le développement professionnel et organisationnel en enseignement supérieur (Professional and Organizational Development Network – POD).

Les avantages présentés par une affiliation peuvent comprendre des choses telles que :

  • l’adhésion gratuite réciproque pour le président ou la présidente de chaque organisation pour la durée de son mandat et de l’entente, qui comprend tous les avantages dont bénéficient les membres individuels;
  • l’inscription réciproque gratuite ou avec rabais pour le président ou la présidente ou un délégué ou une déléguée de chaque organisation lors de leurs congrès annuels respectifs;
  • un rabais sur l’inscription ou l’achat de services ou de produits offerts par chaque organisation;
  • de la publicité pour le congrès annuel de chaque organisation, les événements d’envergure, les services et/ou les ressources, sur papier ou par voie numérique. Par exemple :
    • une notice, une communication ou un lien vers un site web qui sera inclus dans le bulletin, le site web ou la plate-forme média de l’organisation;
    • une annonce sur le site web du congrès ou d’un événement;
    • un espace ou une table dans la salle d’exposition pendant un congrès ou un événement;
    • autre publicité, tel qu’approprié; et
  • le développement de stratégies et de mises en oeuvre répondant aux problèmes importants et aux préoccupations dans le domaine de l’enseignement supérieur qui ont des implications significatives pour chaque organisation, pour le secteur et/ou pour le haut savoir en matière d’enseignement et d’apprentissage.

Les avantages d’une entente liée au congrès annuel devraient être discutés avec le vice-président ou la vice-présidente de la SAPES (personne chargée de la liaison avec le Conseil) avant d’être proposés car ils peuvent entraîner des coûts et des implications de logistique pour la Société et/ou les hôtes du congrès.

Chaque affiliation est unique et devrait être reflétée dans une lettre d’entente formelle qui définit clairement la manière dont les organisations respectives seront reliées l’une à l’autre. Une telle lettre d’entente devrait comprendre :

  • l’identité et la mission de chaque organisation;
  • les responsabilités et les activités de chaque organisation;
  • l’objectif/le(s) but(s) de l’affiliation;
  • les engagements pris réciproquement suite à l’affiliation;
  • les moyens par lesquels la communication et la notification se feront;
  • la durée de l’entente, avec la date du début et la date de la fin de l’entente clairement indiquées;
  • une liste des personnes ou des parties consultées pour la préparation de l’entente; et
  • les conditions relatives à la prolongation, à la renégociation et/ou à la dissolution de l’entente.

Les organisations affiliées deviennent des partenaires quand elles sont impliquées dans des projets spécifiques ou quand elles partagent des ressources. De telles initiatives exigeraient alors la préparation et la signature d’une entente de partenariat séparée.

Partenariats

Les partenariats sont des collaborations à plus court ou à plus long terme entre la Société et une ou plus d’une entité (par ex. des personnes et des organisations) ayant pour objectifs de bénéficier d’avantages réciproques et l’accord de travailler ensemble sur un projet, un événement ou une initiative spécifique; de joindre leurs ressources afin de réaliser un objectif commun; et/ou d’offrir un service ou un soutien à la Société (ou l’un à l’autre). Deux exemples de ce type de partenariat pourrait voir la SAPES s’associer à une autre association pour organiser conjointement un symposium (inter)national ou pour travailler de concert avec un établissement universitaire et offrir des services de gestion éditoriale pour une publication de la Société telle que la revue Recueil d’essais sur l’apprentissage et l’enseignement.

Chaque partenariat est unique et devrait être reflété dans une lettre d’entente formelle qui définit clairement les conditions de l’entente et la manière dont les parties concernées seront reliées l’une à l’autre et honoreront leurs engagements respectifs.

Une telle entente devait comprendre :

  • le nom, les coordonnées et l’identité de chaque partenaire;
  • le type, l’objectif et la portée de la collaboration ou du partenariat;
  • la durée du partenariat, avec la date du début et la date de la fin clairement indiquées;
  • les conditions relatives à la prolongation, à la renégociation et/ou à la dissolution de l’entente;
  • les responsabilités et les engagements de chaque partie, y compris la gestion des fonds et la gouvernance du projet;
  • un échéancier du budget ou des paiements tel qu’approprié pour le partenariat;
  • les avantages et les risques potentiels pour chaque partenaire, y compris en ce qui touche les finances;
  • les mécanismes de communication et de notification;
  • un calendrier des dates et des produits à livrer en fonction des responsabilités et des engagements de chaque partie;
  • une liste des parties ou des membres consultés pour la préparation de l’entente; et
  • une liste de contact des partenaires pour faciliter la communication et répondre aux engagements de l’entente.

3. Négociation et mise en oeuvre des ententes

Le Conseil assure la confirmation d’aller de l’avant avec les négociations ou avec le renouvellement d’ententes, ainsi que l’approbation de toutes les ententes. La négociation de nouvelles ententes ou la révision d’ententes existantes se fait en consultation avec le président ou la présidente de la Société et les membres du Conseil, tel qu’approprié en vertu de l’entente et des responsabilités des portfolios (par ex. le parrainage des prix se fait en consultation avec le président ou la présidente des prix). Le renouvellement d’une entente devrait être considéré comme une occasion de :

  • réfléchir à la relation avec le partenaire;
  • réexaminer les développements organisationnels qui pourraient être reflétés dans une entente révisée;
  • réexaminer les aspects des portfolios affectés par l’entente et se demander si des changements positifs et/ou constructifs de n’importe quelle sorte s’avèrent nécessaires; et
  • déterminer si les politiques et les procédures de gouvernance continuent à servir adéquatement la Société.

Les signataires autorisés de la Société comprennent le président ou la présidente de la Société ainsi que le président ou la présidente du comité permanent des partenariats, y compris l’entente avec l’hôte du congrès de la Société. Les personnes ou les parties consultées lors de la préparation de chaque entente devraient être reconnues dans une liste en annexe. La coordination des signatures, le formatage des ententes finalisées et la distribution des documents se fait en consultation et avec le soutien du secrétariat de la Société. Les frais approuvés reliés à la préparation et à la signature des ententes sont couverts par la Société (par ex. les frais de services de messagerie).

Une fois qu’une entente est approuvée et signée par toutes les parties en cause, le président ou la présidente du comité permanent des partenariats a la responsabilité de :

  • s’assurer qu’un exemplaire signé de l’entente est sauvegardé dans le fichier Dropbox approprié de la SAPES;
  • coordonner les amendements aux documents existants de la Société (par ex. le manuel des congrès) avec les membres appropriés du Conseil, le secrétariat et/ou les personnes désignées;
  • communiquer les responsabilités reliées aux produits à livrer et/ou aux avantages en vertu de l’entente aux membres appropriés du Conseil, au secrétariat et/ou aux personnes désignées;
  • mettre à jour la page des partenariats sur le site web de la SAPES (tel qu’approprié);
  • maintenir une liste des parrains, des affiliations et des partenaires actuels et passés;
  • signaler au Conseil quand une entente arrive à échéance; et
  • faciliter la communication régulière et, avec l’aide du secrétariat, coordonner la distribution du rapport annuel de la Société à tous les parrains, toutes les affiliations et tous les partenaires.