Politique 5 – Conseil d’administration

Dans le texte suivant, le masculin englobe les deux genres, masculin et féminin, et est utilisé pour alléger le texte.

Afin de comprendre la nature unique du Conseil d’administration de la Société, il est utile de comprendre en quoi consiste un Conseil d’administration « habituel ». En général, une société établit une tranche précise concernant le nombre d’administrateurs qui siègent au Conseil. Dans notre Règlement administratif de 2015, cette tranche était de 5 à 20 (Article 3.2 – Taille du Conseil), et généralement, le nombre d’administrateurs au Conseil est de 13. Lorsqu’un poste devient vacant dans la composition habituelle du Conseil, il est comblé lors de la réunion générale annuelle. Ainsi, par exemple, s’il y a cinq postes vacants et que 10 personnes sont intéressées à siéger au Conseil, les membres vont choisir cinq d’entre elles parmi la liste des 10 personnes intéressées et le nouveau Conseil sera constitué. Seuls les membres peuvent élire un administrateur. Dans « l’exemple habituel » ci-dessus, les administrateurs ne sont pas élus pour se voir confier les tâches qu’ils devront accomplir – cela est décidé par les administrateurs entre eux après la réunion générale annuelle (voir la Politique 7 – Dirigeants et comité executive)

Notre Conseil est « inhabituel » au sens où nous élisons des administrateurs dont les tâches sont déjà désignées. En substance, tous nos administrateurs ont des tâches précises qui leur sont attribuées, comme suit :

  • administrateurs qui sont présidents des comités permanents (Politique 2 – Comités permanents) ;
  • administrateurs qui sont nommés par des groupes constitutifs (Article 6 – Groupes affiliés et Politique 6 – Groupes affiliés). Ceci est inhabituel et est en conflit avec la Loi qui exige que tous les administrateurs soient élus par les membres. La manière dont ce problème est résolu est expliquée à la Politique 6 – Groupes affiliés;
  • administrateurs qui sont des dirigeants (Article 7 – Dirigeants et Politique 4 – Dirigeants et comité exécutif); et
  • il n’y a pas d’administrateurs non désignés au Conseil de la SAPES.

Cette situation complique le processus du scrutin, mais ce problème est surmontable et il est traité à la Politique 3 – Comité des nominations.

Le Conseil d’administration de la Société comprend le comité exécutif (Politique 4 – Dirigeants et comité exécutif) qui consiste du président, du président-élu (si celui-ci est en fonction), du secrétaire, du trésorier, des présidents des groupes constitutifs (Article 6 – Groupes affiliés et Politique 6 – Groupes affiliés), ainsi que des présidents des comités permanents (Politique 2 – Comités permanents). Bien que le directeur de l’administration ne soit pas membre du Conseil ni du comité exécutif (Politique 9 – Unité administrative), il assiste aux réunions du Conseil et du comité exécutif. Les membres du Conseil sont d’accord avec l’énoncé de valeurs du Conseil et devraient s’assurer que leurs coordonnées de contact soient à jour dans les dossiers du Centre d’adhésion de la SAPES pour garantir la livraison des avis et des documents relatifs aux fonctions du Conseil (Article 14.1 – Méthode pour donner un avis). Les membres du Conseil doivent assister à toutes les réunions du Conseil et si cela leur est impossible, ils doivent informer le secrétaire avant le début de la réunion. Le fait qu’un administrateur s’absente des réunions du Conseil est traité à la Section 4 – Révocation et remplacement d’un administrateur de la présente politique.

Les décisions prises par le Conseil entrent en vigueur immédiatement (Article 12.1 – Modifications) mais il se peut qu’elles doivent être confirmées par les membres lors de la réunion générale annuelle s’il s’agit de questions qui nécessitent une résolution ordinaire ou une résolution extraordinaire (Politique 1 – Adhésion et Article 12.2 – Modifications nécessitant une résolution extraordinaire). Si les membres n’approuvent pas la décision du Conseil, celle-ci est annulée.

Les administrateurs ne peuvent être élus que par les membres de la Société lors de la réunion générale annuelle des membres. Les administrateurs sont élus pour un mandat d’une durée maximale de trois ans (Article 3.3 – Mandat des administrateurs). Ceci est décrit dans le Règlement administratif par l’expression « d’une durée maximale de trois ans » du fait qu’il y aura des administrateurs dont les mandats seront différents. Ceci facilite la situation du président-élu qui est un administrateur dont le mandat n’est que d’un an, ainsi que les mandats des présidents des groupes constitutifs qui sont souvent de moins de trois ans. Cela permet également au Conseil de changer la durée d’un mandat sans apporter de modification au Règlement administratif. Si le Conseil voulait décider que tous les mandats soient de deux ans, il serait en mesure de le faire. S’il se présente un candidat pour un poste d’administrateur qui souhaite avoir un mandat de moins de trois ans, il est possible de répondre à cette demande. Les durées différentes des mandats font partie des Politiques mais elles sont conformes au Règlement administratif et à la définition qui stipule « une durée maximale de trois ans ».

1. Énoncé de valeurs des membres du Conseil

En tant que membres du Conseil d’administration de la SAPES, nous nous efforcerons d’agir avec intégrité, d’accorder de l’importance à la franchise et à l’inclusion tout en gardant confiance quand c’est nécessaire, de reconnaître nos préjugés et nos limites, de prendre notre part de responsabilités pour nos décisions et d’être équitables et authentiques dans nos paroles et dans nos actions. À cette fin, nous allons :

  • représenter au mieux les intérêts relatifs au bien-être des membres et de l’organisation;
  • déclarer tout ou partie des domaines de conflits d’intérêts potentiels et nous abstenir de voter sur toute motion qui a été reconnue comme présentant un conflit d’intérêt;
  • respecter les principes de confidentialité dans les cas appropriés;
  • consulter régulièrement les membres et en particulier essayer d’écouter et de comprendre les points de vue divergents;
  • nous comporter impartialement et équitablement dans toutes les affaires de la SAPES;
  • être transparents avec les membres pour toutes les décisions prises.

2. Réunions des administrateurs

Article 4 – Réunions des administrateurs

La fréquence des réunions régulières du Conseil, une fois par mois ou une fois tous les deux mois, par exemple, est généralement établie lors de la réunion en personne d’une journée du Conseil tenue à l’occasion du Congrès annuel de la Société. Une deuxième réunion en personne du Conseil est tenue à l’occasion du colloque annuel du RFPES, en février, juste avant ou juste après le colloque. Les autres réunions du Conseil se déroulent en ligne et durent 75 minutes. Bien que n’importe quel dirigeant de la Société puisse convoquer une réunion du Conseil (Article 4.4 – Convocation des réunions), le président informe le secrétaire de la tenue d’une réunion du Conseil et de son ordre du jour. Un avis de réunions (Article 4.1 – Réunions des administrateurs et Article 14.1 – Méthode pour donner un avis) est envoyé au début de chaque semestre (Article 4.8 – Réunions régulières) et un rappel, qui comprend l’ordre du jour et les documents d’appui, est envoyé sept jours avant la date de la réunion. Des points peuvent être ajoutés à l’ordre du jour moins de sept jours avant la réunion sur approbation du Conseil et ceux-ci sont généralement inclus sous « autres affaires ».

Le quorum est atteint lorsqu’une majorité, 50 %, d’administrateurs en fonction est présente; le président de la Société préside habituellement les réunions du Conseil; si le président est absent, le vice-président, le secrétaire ou le trésorier, dans cet ordre, préside la réunion du Conseil – le président-élu, s’il y en a un en fonction, ne remplace pas le président pour présider une réunion du Conseil. L’approbation des points à l’ordre du jour peut se faire soit par consensus soit, s’il n’est pas possible d’avoir consensus, par une motion et un vote adopté à la majorité des voix exprimées. Le président peut proposer et seconder des motions, il peut également voter sur une motion, mais il n’a pas droit à un second vote en cas d’égalité des voix. La motion est considérée comme rejetée en cas d’égalité des voix (Article 4.6 – Vote prépondérant). Industrie Canada accepte qu’une réunion continue après la perte du quorum – contrairement à la plupart des règles de procédure. Habituellement après la perte du quorum, les décisions cessent d’être prises et les affaires d’être traitées et il y a une discussion générale sur les points à l’ordre du jour; cette discussion préliminaire sert de point de départ lorsque ces mêmes points figurent de nouveau à l’ordre du jour de la prochaine réunion du Conseil, où il seront soumis à l’approbation des membres du Conseil.

Le secrétaire tient un procès-verbal des réunions du Conseil et fait circuler ce dernier aux membres du Conseil pour approbation, après corrections et modifications, lors de la prochaine réunion du Conseil. Le secrétaire prépare également un abrégé du procès-verbal et l’affiche sur le site web de la SAPES.

3. Administrateurs des groupes constitutifs

Chaque groupe constitutif nomme un membre, habituellement le président du groupe constitutif, pour être son représentant en tant qu’administrateur siégeant au Conseil de la SAPES (Article 6.2(b) – Catégories de groupes affiliés). L’administrateur du groupe constitutif a la responsabilité de veiller à ce que les initiatives et les activités de son groupe affilié soient conformes et compatibles avec les buts et les objectifs de la Société. L’administrateur du groupe constitutif veille à ce que, en consultation avec le trésorier de la Société, un budget annuel, le cas échéant, soit présenté pour approbation du Conseil avant le commencement du nouvel exercice financier, et il soumet au secrétaire de la Société, pour approbation par le Conseil, un rapport annuel pour l’année civile écoulée (1er janvier au 31 décembre) au plus tard le 31 janvier de l’année qui fait l’objet du rapport.

a. Président du Réseau des formateurs en pédagogie de l’enseignement supérieur (RFPES)

Le président du Réseau des formateurs en pédagogie de l’enseignement supérieur est chargé de diriger les activités générales du RFPES, de rehausser le profil du perfectionnement des professeurs, de coordonner des projets spéciaux de développement professionnel pour les professeurs et de veiller à ce que la mission et les buts du RFPES soient en accord avec ceux de la Société. En tant que membre du Conseil de la SAPES, le président du RFPES défend les intérêts du RFPES en informant le Conseil, les membres de la Société et d’autres groupes au-delà de la Société des activités de perfectionnement des professeurs et autres initiatives du RFPES. Le président du RFPES est également membre du comité de sélection des lauréats du Prix national 3M d’excellence en enseignement et représente le RFPES lors de diverses rencontres nationales et internationales traitant de l’enseignement et de l’apprentissage.

Au sein du RFPES, le président assure la liaison entre le comité exécutif et les membres par le biais de communications ouvertes et d’assistance et en veillant à ce que les rôles et les responsabilités de l’exécutif s’inscrivent dans les objectifs généraux du RFPES tel qu’établis par ses membres.

b. Président du Conseil des lauréats du Prix national 3M d’excellence en enseignement et en apprentissage dans l’enseignement supérieur

Le président du Conseil des lauréats du Prix national 3M d’excellence en enseignement et en apprentissage dans l’enseignement supérieur (le Conseil des lauréats 3M) est chargé de diriger les activités du Conseil des lauréats 3M, de rehausser le profil des lauréats 3M au sein de la Société et dans l’ensemble de la communauté canadienne des éducateurs de l’enseignement supérieur, et de veiller à ce que la mission et les objectifs du Conseil des lauréats 3M soient en accord avec ceux de la Société. En tant que membre du Conseil de la SAPES, le président du Conseil des lauréats 3M défend les intérêts des lauréats 3M en informant le Conseil, les membres de la Société et d’autres groupes au-delà de la Société des activités et des initiatives du Conseil des lauréats 3M. Le président du Conseil des lauréats 3M est également membre du comité de sélection des lauréats du Prix national 3M d’excellence en enseignement, il participe aux sessions intitulées Beginning the Journey (Commencer le voyage) lors du Congrès annuel de la SAPES et assiste à la retraite des lauréats 3M. Le président du Conseil des lauréats 3M représente également le Conseil des lauréats 3M lors de diverses rencontres nationales et internationales traitant de la promotion de l’excellence en enseignement et du leadership éducationnel.

Au sein du Conseil des lauréats 3M, le président assure la liaison entre le comité exécutif et les membres par le biais de communications ouvertes et d’assistance et en veillant à ce que les rôles et les responsabilités de l’exécutif s’inscrivent dans les objectifs généraux du Conseil des lauréats 3M tel qu’établis par ses membres.

c) Président de la Communauté des éducateurs du secteur collégial

Le président de la Communauté des éducateurs du secteur collégial (CÉSC) est chargé de diriger les activités de la CÉSC, de rehausser le profil du secteur collégial au sein de la Société et dans l’ensemble de la communauté canadienne des éducateurs de l’enseignement supérieur, et de veiller à ce que la mission et les objectifs de la CÉSC soient en accord avec ceux de la Société. En tant que membre du Conseil de la SAPES, le président de la CÉSC défend les intérêts des éducateurs du secteur collégial en informant le Conseil, les membres de la Société et d’autres groupes au-delà de la Société des activités et des initiatives de la CÉSC. Le président de la CÉSC est également membre du comité de sélection des lauréats du Prix national 3M d’excellence en enseignement.

Au sein de la CÉSC, le président assure la liaison entre le comité exécutif et les membres par le biais de communications ouvertes et d’assistance et en veillant à ce que les rôles et les responsabilités de l’exécutif s’inscrivent dans les objectifs généraux de la CÉSC tel qu’établis par ses membres.

d. Président de l’Avancement des connaissances en enseignement et en apprentissage Canada

Le président de l’Avancement des connaissances en enseignement et en apprentissage Canada (ACEA Canada) est chargé de diriger les activités de l’ACEA Canada, de rehausser le profil de l’avancement des connaissances en enseignement et en apprentissage au sein de la Société et dans l’ensemble de la communauté canadienne des éducateurs de l’enseignement supérieur, et de veiller à ce que la mission et les objectifs de l’ACEA Canada soient en accord avec ceux de la Société. En tant que membre du Conseil de la SAPES, le président de l’ACEA Canada défend les intérêts de l’avancement des connaissances en enseignement et en apprentissage en informant le Conseil, les membres de la Société et d’autres groupes au-delà de la Société des activités et des initiatives de l’ACEA Canada.

Au sein de l’ACEA Canada, le président assure la liaison entre le comité exécutif et les membres par le biais de communications ouvertes et d’assistance et en veillant à ce que les rôles et les responsabilités de l’exécutif s’inscrivent dans les objectifs généraux de l’ACEA Canada tel qu’établis par ses membres.

4. Révocation et remplacement d’un administrateur

À l’exception des présidents des groupes constitutifs, qui sont nommés au Conseil par les groupes constitutifs eux-mêmes (Article 6.2(a) – Groupes constitutifs), les conditions habituelles de révocation d’un administrateur sont décrites à l’Article 3.4 Révocation des administrateurs. À l’exception des congés sabbatiques ou autres congés pour lesquels le secrétaire doit être informé, si une période de trois mois s’est écoulée et qu’un administrateur demeure non disponible pour assumer ses fonctions auprès du Conseil et de la Société, le président tentera une dernière fois de contacter l’administrateur absent selon le processus décrit à l’Article 11.1 Méthode pour donner un avis. S’il n’y a pas de réponse de la part de l’administrateur absent, l’administrateur sera considéré comme démissionnaire de son poste et on demandera aux membres de révoquer l’administrateur lors de la prochaine réunion des membres (Article 3.4(b) – Révocation des administrateurs). Si un membre du Conseil reprend ses fonctions et s’absente sans explication appropriée pour une deuxième période de trois mois, l’administrateur sera de nouveau considéré comme démissionnaire de son poste et on demandera aux membres de révoquer l’administrateur lors de la prochaine réunion des membres (Article 3.4(b) – Révocation des administrateurs).

Si le poste de n’importe quel administrateur devient vacant, le Conseil peut, par nomination, sélectionner un membre de la Société pour combler une telle vacance pour une durée correspondant au reste du mandat de l’administrateur sortant (Article 3.5 Postes vacants), ou encore le Conseil peut laisser le poste vacant jusqu’à ce que les membres élisent un nouvel administrateur lors de la prochaine réunion générale annuelle.

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La présente politique a été approuvée lors de la réunion du Conseil tenue le 20 juin 2016.
La présente politique a été adaptée le 12 juin 2016 dans un souci de cohérence avec le Règlement administratif proposé.
La présente politique a été approuvée à l’unanimité lors de la réunion du Conseil tenue le 19 février 2016.
La présente politique a été modifiée après la réunion de février quand les présidents des groupes constitutifs ont été supprimés du comité exécutif.
Cette politique a été révisée le 27 avril 2015 pour la rendre conforme aux changements associés avec les nouveaux groupes constitutifs de la CÉSC et de l’ACEA Canada.