Politique 4 – Administrateurs / Dirigeants et comité exécutif

Dans le texte suivant, le masculin englobe les deux genres, masculin et féminin, et est utilisé pour alléger le texte.

Règlement administratif Article 7 – Dirigeants et Article 5.1 – Comités du Conseil

Afin que la Société soit conforme à la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, la question de l’élection des dirigeants a présenté un problème lors de la rédaction de notre Règlement administratif. Généralement, les membres du Conseil sont élus par les membres sans qu’il leur soit assigné de tâches particulières. Lors de la première réunion des administrateurs, ceux-ci pourraient élire parmi eux-mêmes un dirigeant, qui serait le président d’assemblée du Conseil (également appelé président de la Société) et ceci représente le nombre minimum de dirigeants exigé par la Loi. Parmi les administrateurs, il pourrait y avoir une personne qualifiée pour être secrétaire et le Conseil pourrait élire cette personne en tant que dirigeante occupant ce poste. Si aucun membre ne possède les compétences nécessaires pour les tâches de la trésorerie, les membres du Conseil pourraient faire appel à un cabinet externe pour gérer leurs finances et nommer une personne de ce cabinet en tant que dirigeante. Dans tous les cas, la procédure « habituelle » est de demander au Conseil d’élire les dirigeants et ainsi, les dirigeants fournissent leurs services au Conseil et non pas directement aux membres. Mais ceci n’est clairement pas la manière dont la SAPES, ainsi que de nombreuses autres organisations à but non lucratif, fonctionnent. Il a donc fallu contourner le problème dans le Règlement administratif.

Notre Règlement administratif de 2015 stipule que les dirigeants doivent être membres de la Société et que tous les administrateurs, par définition, doivent être membres de la Société – la solution est donc de relier entre elles la fonction de dirigeant et celle d’administrateur (Article 7.1 – Nomination). Ainsi, par exemple, en vertu de ce nouveau Règlement administratif, nous aurions un administrateur et un trésorier – et non pas simplement un trésorier; ou encore, nous aurions un administrateur et un président – et non pas simplement un président. Du fait que ces personnes sont des dirigeantes, elles doivent, dans la mesure du possible, être élues par les membres. L’expression « dans la mesure du possible » permet au Conseil, dans des circonstances exceptionnelles, de nommer un dirigeant – par exemple, une vérification pour fraude de l’Agence du revenu du Canada pourrait exiger que le Conseil désigne comme dirigeant son propre vérificateur, agent ou procureur (Article 7.7 – Agents et procuration) durant l’investigation. Tout cela peut paraître extrême mais si les tâches d’un dirigeant sont nécessaires et qu’il n’y a aucun administrateur/membre pour les accomplir, il faut qu’il existe un moyen d’aller de l’avant.

Le lien entre administrateur et dirigeant est également renforcé par les descriptions identiques des mandats, qui sont tous deux d’un maximum de trois ans, ainsi qu’à l’Article 7.8(c), où il est précisé qu’une personne élue comme administratrice et dirigeante ne peut pas démissionner ou être destituée de ses fonctions de dirigeante et continuer à être membre du Conseil en tant qu’administratrice.

Le comité exécutif est composé des administrateurs/dirigeants (Article 7 – Dirigeants) de la Société. Le comité exerce les pouvoirs qui lui sont conférés par le Conseil. Tout membre du comité exécutif peut être destitué de ses fonctions par un vote majoritaire du Conseil (Article 7.8a(iv) – Mandat). Toutes les autres actions et motions approuvées par le comité exécutif doivent être présentées au Conseil pour approbation et si elles sont rejetées, elles doivent être immédiatement renversées.

Le comité des nominations (Politique 3 – Comité des nominations) coordonne l’élection des administrateurs/dirigeants qui sont élus pour un mandat de trois ans maximum. La seule exception est le cas du président-élu, dont le mandat est d’un an (Article 7.1 – Nomination).

Du fait que les dirigeants sont des administrateurs, l’Article 3.5 – Postes vacants présente un guide concernant les postes vacants. Si un poste de n’importe quel administrateur/dirigeant de la Société devient vacant, le Conseil peut, par nomination, choisir un membre de la Société pour combler une telle vacance et le mandat sera ce qui reste du mandat de l’administrateur/dirigeant dont le poste est devenu vacant. Si un administrateur/un dirigeant n’est pas nommé, les membres de la Société peuvent élire un nouveau dirigeant lors d’une réunion spéciale des membres ou lors de la prochaine réunion générale annuelle de la Société.

1. Président

Le président (Article 7.2 – Président) est un administrateur et un dirigeant de la Société soumis à l’autorité du Conseil. Il préside le Conseil et en tant que dirigeant de la Société et il préside le comité exécutif. En tant que président du Conseil et du comité exécutif, le président assure la direction générale et le leadership de la Société en s’assurant que les activités nationales et internationales de la SAPES sont conformes au Règlement administratif de la Société, à sa vision et à ses buts, et en obtenant le consensus des membres du Conseil et du comité exécutif. Le président a la responsabilité de défendre les intérêts de la Société et de maintenir le profil de la Société en tant que voix nationale principale et leader mondial, ainsi que de renforcer l’enseignement et l’apprentissage dans l’enseignement supérieur. En consultation avec le secrétaire et avec le trésorier, le président supervise les activités de l’unité administrative de la SAPES.

Conformément à la Politique 8 – Déplacements, les déboursés du président, les inscriptions, les frais de déplacement, de logement et de repas sont couverts par la Société, y compris la participation au Congrès annuel de la SAPES, au colloque d’hiver du RFPES et aux réunions en personne du Conseil, ainsi que tous les autres frais de déplacement encourus pour représenter la SAPES, de même que les frais mensuels de téléphone. Les cotisations annuelles à la SAPES et au RFPES ne sont pas couverts par la Société.

2. Président-élu

Le président-élu (Article 7.3 – Président-élu) est un administrateur et un dirigeant de la Société élu pour un mandat d’un an au cours duquel le président, qui est dans sa dernière année de présidence, joue le rôle de mentor pour le président entrant. À la fin du mandat d’un an, le président-élu est élu pour un mandat de trois ans. Le président-élu ne remplace pas le président durant son absence.

La Loi ne permet pas qu’une personne soit automatiquement nommée à un poste de dirigeant différent sans élection. Au sens strict de la Loi, le dirigeant est élu par le Conseil, toutefois, selon notre usage des postes d’« administrateur et de président », il est élu par les membres. Le texte du Règlement administratif permet de contourner ce problème et en approuvant ce Règlement administratif, les membres permettent au Conseil d’effectuer ce changement. Le texte permet également les situations où, dans les cas de rare exception qui peuvent survenir après un an, le Conseil ne souhaite pas que le président-élu devienne président.

3. Vice-président

Le vice-président (Article 7.4 – Vice-président) est un administrateur et un dirigeant de la Société, il assiste le président dans la gestion des relations avec les membres de la SAPES, le Conseil d’administration et les partenaires de la Société. Il est disponible pour assumer le rôle et les responsabilités du président en cas d’absence ou d’incapacité de celui-ci, et au cas où ce dernier se retire avant la fin de son mandat. La responsabilité principale du vice-président est de développer les capacités en jouant le rôle de leader pour rehausser et développer les buts et la vision de la Société et pour explorer de nouvelles directions pour la Société. Le vice-président dirige le développement de la communication et de la cohésion parmi les divers groupes du Conseil et il collabore de façon étroite avec les présidents des comités permanents lorsqu’ils assument leurs responsabilités en participant à la sélection des membres des comités permanents.

Le vice-président participe à l’identification et à l’encouragement d’hôtes potentiels pour les congrès à venir, donne des conseils et guide les organisateurs du Congrès annuel de la Société et facilite leurs contacts avec le Conseil en leur fournissant de l’aide sur les ressources possibles et le maintien du Manuel du Congrès. Il donne des directives opérationnelles et stratégiques aux hôtes du congrès et fait partie du groupe qui va visiter le site du congrès à venir de 8 à 12 mois avant la tenue de chaque congrès.

4. Secrétaire

Le secrétaire (Article 7.5 – Secrétaire) est un administrateur et un dirigeant de la Société responsable de la gouvernance, y compris du Règlement administratif et des politiques de la Société. Il est le dépositaire de tous les livres, registres, dossiers et autres instruments non financiers de la Société, y compris ceux qui sont requis pour se conformer à la Loi sur les organisations à but non lucratif. Il est le gardien du sceau de la Société et remplit d’autres tâches tel que requis par le Conseil.

Pour les réunions du Conseil, du comité exécutif et du comité des nominations, la réunion générale annuelle et les réunions spéciales des membres, le secrétaire consulte le président pour établir l’ordre du jour, distribue aux membres l’ordre du jour et les documents d’appui, assiste aux réunions, donne des conseils sur les procédures et les processus appropriés durant les réunions et rédige les procès-verbaux qui seront distribués aux membres qui assistent aux réunions. Dans le cas des réunions du Conseil, le secrétaire prépare un résumé analytique des réunions à l’intention des membres de la Société.

Le secrétaire doit s’assurer que la liste des membres qui repose au Centre d’adhésion de la SAPES est à jour et exacte et il coordonne l’emploi de cette liste pour envoyer les annonces préparées par le comité exécutif et le comité des nominations, le Conseil et les groupes affiliés, y compris les avis de réunions, l’affichage de postes à pourvoir au sein de la Société ou de tout autre groupe affilié, la publication des envois spéciaux de la SAPES par courriel et toute autre notification aux membres, tel que requis par le Conseil. Le secrétaire a la responsabilité de maintenir à jourle site web de la SAPES en consultant le Conseil, les présidents des comités permanents et les groupes affiliés de la Société.

5. Trésorier

Le trésorier (Article 7.6 – Trésorier) est un administrateur et un dirigeant de la Société qui est le dépositaire de tous les livres, registres, dossiers et autres instruments financiers qui appartiennent à la Société. Il doit déposer intégralement les montants d’argent, les valeurs mobilières et autres effets de valeur au nom et au crédit de la Société dans la banque à charte ou la compagnie de fiducie ou, dans le cas des valeurs mobilières, auprès d’un agent accrédité en valeurs mobilières, telle que désignée par le Conseil de temps à autre. Il est également responsable du déboursement des fonds de la Société tel que peut lui demander de le faire le Conseil, de temps à autre, et il doit obtenir les pièces justificatives pour ces dépenses.

Le trésorier, en consultation avec le comité exécutif, le président du comité permanent des prix et/ou les coordinateurs des prix, ainsi qu’avec les trésoriers des groupes constitutifs, prépare les budgets annuels de la Société pour approbation du Conseil. La préparation des états financiers de fin d’exercice est la responsabilité du trésorier, qui assure la liaison avec l’expert-comptable, selon les besoins, pour finaliser et présenter lors de la réunion générale annuelle de la Société le rapport financier de fin d’exercice, les divers états financiers de fin d’exercice ainsi que les états financiers vérifiés. À l’heure actuelle, l’exercice financier de la Société se termine le 31 décembre et cette date peut être changée sur recommandation du trésorier et sur approbation du Conseil.

Le trésorier supervise les états financiers et assure la réconciliation des relevés bancaires, remet au Conseil des mises à jour régulières sur les finances de la Société, approuve les factures et les dépenses dont le montant dépasse 500 $, effectue (avec le président de la Société) l’examen annuel de l’administration financière de la Société. Il effectue également d’autres tâches à la demande du Conseil. Le trésorier est aussi président du comité des finances qui comprend, sous réserve de l’approbation du Conseil, des membres de la Société nommés pour siéger au comité qui se réunit au moins une fois par an.

6. Agents et procureurs

Cet article est nouveau dans notre Règlement administratif. Il autorise le Conseil à élire un dirigeant dans des circonstances particulières. L’expression « dans la mesure du possible » permet au Conseil, dans des circonstances exceptionnelles, de nommer un dirigeant – par exemple, une vérification pour fraude de l’Agence du revenu du Canada pourrait exiger que le Conseil désigne comme dirigeant son propre vérificateur, agent ou procureur (Article 7.7 – Agents et procuration) durant l’investigation. Tout cela peut paraître extrême mais si les tâches d’un dirigeant sont nécessaires et qu’il n’y a aucun administrateur/membre pour les accomplir, il faut qu’il existe un moyen d’aller de l’avant.

7. Réunions du comité exécutif

La fréquence des réunions régulières du comité exécutif, par exemple une fois par mois ou tous les deux mois, est généralement établie lors de la réunion en personne tenue en juin à l’occasion du Congrès annuel de la Société. Ces réunions régulières précèdent généralement les réunions du Conseil de la SAPES. À moins qu’elles ne soient tenues en conjonction avec les réunions en personne du Conseil, les réunions du comité exécutif sont tenues en ligne et durent 75 minutes. Bien que n’importe quel dirigeant de la Société puisse convoquer une réunion de l’exécutif (Article 4.4 – Convocation des réunions), le président informe le secrétaire de la tenue d’une réunion du comité exécutif et de son ordre du jour. Un avis de réunions (adaptation de l’Article 4.1 – Réunion des administrateurs et de l’Article 14.1 – Méthode pour donner un avis) est envoyé au début de chaque semestre (adaptation de l’Article 4.8 – Réunions régulières) et un rappel, qui comprend l’ordre du jour et les documents d’appui, est envoyé sept jours avant la date de la réunion. Des points peuvent être ajoutés à l’ordre du jour moins de sept jours avant la réunion sur approbation du comité exécutif et ceux-ci sont généralement inclus sous « autres affaires ».

Le président préside le comité exécutif et le quorum est atteint lorsque plus de 50 % des membres en fonction du comité exécutif sont présents. L’approbation des points à l’ordre du jour peut se faire soit par consensus soit, s’il n’est pas possible d’avoir consensus, par une motion et un vote adopté à la majorité des voix. Le président peut proposer et seconder des motions, il peut également voter mais n’a pas droit à un second vote en cas d’égalité des voix.

Le secrétaire tient un procès-verbal des réunions du comité exécutif et fait circuler ces derniers aux membres du comité exécutif pour approbation, après corrections et modifications, lors de la prochaine réunion du comité exécutif.

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La présente politique a été approuvée lors de la réunion du Conseil tenue le 20 juin 2016.
La présente politique a été révisée le 10 juin 2016 pour la rendre conforme au Règlement administratif proposé et comprenait des explications détaillées sur la manière dont les dirigeants de la Société peuvent être élus par les membres.
La présente politique a été approuvée à l’unanimité par le Conseil lors de la réunion du 19 février 2016.
La présente politique a été révisée avec la suppression de la description des groupes constitutifs quand, lors de sa réunion du 19 février 2016, le Conseil a supprimé les groupes constitutifs du comité exécutif.
La présente politique a été révisée le 27 avril 2015 pour la rendre conforme aux changements associés avec les nouveaux groupes constitutifs de la CÉSC et de l’ACEA Canada.