Politique 3 : Comité des nominations

1. Postes électifs

Le comité des nominations recherche des candidats appropriés pour combler les postes de membres du comité exécutif (président élu ou présidente élue, vice-président(e), secrétaire, trésorier ou trésorière) ainsi que pour combler les postes de président(e)s des comités permanents qui sont élus, à moins d’indication contraire, par scrutin lors de l’assemblée générale annuelle de la société pour un mandat de trois ans, à compter de la première réunion du Conseil qui suivra l’assemblée générale annuelle. À l’exception du poste de président(e) élu(e), dont le mandat est d’un an, tous les autres membres du Conseil sont élus pour un mandat de trois ans (tel que stipulé à l’article 3.3 du Règlement administratif No. 1) renouvelable une fois.

Les membres actuels du Conseil de la SAPES peuvent se porter candidats aux postes vacants au Conseil mais ils doivent aviser le Conseil de leur intention. À la conclusion de son mandat de trois ans, tout membre du Conseil peut choisir d’être ré-élu au même poste en soumettant sa nomination tel que décrit dans l’appel à nominations et à réélection. Si, avant la fin de son mandat, un membre du Conseil est candidat à un poste autre celui qu’il occupe à l’heure actuelle, il doit déclarer sa démission du poste actuel à compter de la date de la prochaine assemblée générale annuelle avant d’accepter la nomination au nouveau poste. Après quoi, le poste vacant peut être inclus dans l’appel à nominations.

Le ou la secrétaire de la Société est responsable des questions de gouvernance pour la Société et fournit une orientation et des directives au comité des nominations, sauf lorsque le comité des nominations est à la recherche de nominations pour le poste de secrétaire. Dans ce cas, le vice-président ou la vice-présidente fournira une orientation et des directives au comité. Si le comité est à la recherche de candidats pour les deux postes de vice-président(e) et de secrétaire, le président ou la présidente, ou le président élu ou la présidente élue, guidera et aidera le comité des nominations.

2. Membres du comité des nominations

Sous réserve de l’approbation du Conseil, le comité des nominations consiste de trois membres de la Société nommés lors de l’assemblée générale annuelle ou peu après celle-ci, quand un appel à candidature auprès des membres intéressés est distribué à tous les membres de la Société. Il est important que le comité des nominations maintienne son autonomie par rapport au Conseil actuel et pour cette raison, les membres actuels du Conseil sont exclus de faire partie du comité des nominations. Le ou la secrétaire, ou son représentant désigné ou sa représentante désignée si le poste de secrétaire fait partie des élections, fournit orientation et directives mais n’assiste pas aux réunions du comité ni au vote.

3. Nominations et élections

a. Appel à nominations

En février ou en mars de chaque année, le comité des nominations prépare et fait distribuer à tous les membres de la Société un appel à nominations qui comprend :

  • Un appel à nominations, à auto-nominations ou à identification de candidats potentiels possibles parmi les membres actuels de la SAPES.
  • Une description des responsabilités relatives au poste et un lien vers les postes, tel que décrit dans les politiques suivantes :
    • Politique 4 : Administrateurs/Dirigeants et comité exécutif
    • Politique 2 : Président(e)s, Comités permanents
  • Une demande auprès des candidats d’une courte expression d’intérêt de 250 mots rédigée dans la langue de leur choix, anglais ou français (la Société préparera la traduction de l’expression d’intérêt) ainsi qu’une photo. Il doit être clairement indiqué que les candidats ne font pas campagne et que l’expression d’intérêt, sa traduction et la photo affichées sur le site web de la SAPES sont les seuls renseignement relatifs au vote qui sont mis à la disposition des membres.
  • Dans les cas de candidats à un poste au Conseil exécutif, une lettre de la part de l’établissement ou du supérieur direct du candidat ou de la candidate doit également être envoyée; cette lettre doit préciser que le candidat ou la candidate bénéficie du soutien de son établissement pour mener à bien ses responsabilités au sein du Conseil pendant toute la durée de son mandat.
  • Les coordonnées de contact du président ou de la présidente du comité des nominations qui reçoit les nominations et répond à toutes les questions ou demandes de renseignements supplémentaires.
  • Une date limite pour l’envoi des propositions qui garantit une période de nominations d’au moins deux semaines.

b. Scrutin, vote et annonce des résultats

Le ou la secrétaire, ou son représentant désigné ou sa représentante désignée si le poste de secrétaire fait partie des élections, confirme que toutes les personnes proposées sont membres actuels en règle de la SAPES et qu’elles sont prêtes à se porter candidates au poste vacant.

Si à la fin de la période de nominations il reste des postes pour lesquels aucune nomination n’a été reçue, le président ou la présidente du comité des nominations informe le Conseil. Le Conseil décidera alors soit de prolonger la période de nominations, soit de laisser le poste vacant et de rouvrir le processus de nominations à une date ultérieure.

Si à la fin de la période de nominations il n’y a qu’une seule nomination pour un poste donné, le président ou la présidente informe le ou la secrétaire qui sollicite l’approbation du Conseil pour une élection par acclamation ou une extension de la période de nominations. Sous réserve de l’approbation du Conseil, le nom d’un(e) candidat(e) élu(e) par acclamation figure sur le bulletin de vote pour ratification de son poste par les membres avec les choix suivants : approuvé, rejeté, abstention.

Les lettres d’expression d’intérêt des candidats ainsi que leurs photos seront affichées sur le site web de la SAPES au moins cinq semaines avant la tenue de l’assemblée générale annuelle de la Société et un lien vers les candidats et les renseignements relatifs au vote seront inclus dans l’avis de convocation à l’assemblée générale annuelle qui est distribué au même moment.

Les bulletins pour le vote en ligne comprennent : une page qui détaille les directives pour voter, une page pour chaque poste faisant l’objet du vote qui contient l’expression d’intérêt et la photo de chaque candidat(e), et le bulletin de vote sur la dernière page pour chaque poste avec les choix qui comprennent les noms des candidats et une option d’abstention de voter. Chaque membre de la Société reçoit un lien et un accès unique au vote trois semaines avant l’ouverture de l’assemblée générale annuelle. Le vote commence immédiatement, se déroule pendant deux semaines et prend fin une semaine avant le jour de l’assemblée générale annuelle. Cette période de deux semaines permet aux membres qui vivent d’un bout à l’autre du pays, et non pas seulement à ceux qui assistent à l’assemblée générale annuelle, de participer aux élections de la SAPES.

Au cours des 7 jours qui précèdent l’assemblée générale annuelle, le comité des nominations compte les bulletins de vote et les résultats sont communiqués au ou à la secrétaire. Le ou la secrétaire communique les résultats au Conseil et prépare une motion pour la ratification lors de l’assemblée générale annuelle des membres élus au Conseil, et inclut, pour examen : des renseignements sur le taux de participation pour assurer aux membres que le quorum a été atteint (tel que spécifié à l’article 11.8 du Règlement administratif No. 1) ainsi qu’une liste de toutes les personnes élues au Conseil d’administration.

Exemple de motion : Je propose que les personnes suivantes, élues au Conseil d’administration de la SAPES, soient ratifiées : [liste complète]

Lors de l’assemblée générale annuelle de la Société, le ou la secrétaire propose la motion de ratification des membres élus au Conseil. La liste est ratifiée ou rejetée dans son intégralité à la simple majorité des membres présents à l’assemblée générale annuelle.

Si le résultat du vote est à égalité et qu’il n’y a pas de gagnant, le processus d’élection sera recommencé.

Le président ou la présidente contacte les candidats élus pour confirmer leur aptitude à siéger Conseil et, si on le lui demande, il ou elle peut dévoiler le pourcentage des voix obtenues par le candidat ou la candidate. Si le gagnant ou la gagnante refuse de siéger au Conseil, le poste est offert au candidat ou à la candidate qui est arrivé(e) deuxième aux élections.

Une annonce officielle des résultats des élections est envoyée par voie électronique à tous les membres de la Société immédiatement après l’assemblée générale annuelle de la Société.

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Cette politique a été mise à jour en mars 2017 pour refléter les modifications aux règlements administratifs de la SAPES en 2016. Elle a été adoptée à l’unanimité.

Cette politique a été approuvée par vote en ligne le 28 novembre 2015 par 11 voix pour, aucune voix contre et aucune abstention. Un membre du Conseil n’a pas voté.