Politique 12 : Politique de confidentialité

Les bénévoles, le personnel et les fournisseurs de services qui sont en rapport avec la Société pour l’avancement de la pédagogie dans l’enseignement supérieur (SAPES) peuvent, dans l’exercice de leurs fonctions, obtenir des renseignements de la part des membres de la Société, du personnel, des bénévoles ou des membres du Conseil de la SAPES, ou être exposés à ces renseignements, ou avoir obtenu des renseignements qui leur ont été communiqués par de telles personnes, relativement aux activités passées, présentes ou futures de la SAPES et de ses membres, de ses lauréats et de ses lauréates de prix et des fournisseurs de services.

On entend par renseignements personnels toute information concernant une « personne identifiable ».

On entend par renseignements confidentiels toute information désignée comme confidentielle par la SAPES.

Les bénévoles, le personnel et les fournisseurs de services de la SAPES sont tenus en tout temps de respecter la confidentialité et la vie privée des membres, des lauréats et des lauréates de prix, des participants et des participantes aux événements, des étudiants et des étudiantes, des bénévoles et des fournisseurs de services, ainsi que la nature confidentielle des affaires de la SAPES, y compris les discussions et les renseignements à huis clos. En tant que tel, ils doivent signer un Engagement de confidentialité en reconnaissance de cette politique.

Afin de protéger les renseignements personnels et confidentiels, les bénévoles, le personnel et les fournisseurs de services doivent :

  • Ne pas divulguer ou permettre la divulgation de renseignements confidentiels, de données confidentielles ou de matériel confidentiel auxquels ils ont été exposés, peu importe si de tels renseignements leur ont été transmis verbalement, par écrit ou par tout autre moyen, hormis à d’autres personnes autorisées à discuter de ces renseignements confidentiels.
  • Protéger étroitement les renseignements confidentiels afin d’empêcher que ceux-ci soient obtenus, utilisés ou divulgués de manière inappropriée, directement ou en vertu de systèmes de mots de passe ou par violation de la sécurité physique.
  • Dès qu’ils prennent connaissance d’une violation de confidentialité ou dès qu’ils perdent un registre contenant des renseignements confidentiels ou une clé ou un autre objet qui pourrait être utilisé pour violer la confidentialité, en informer le directeur général ou la directrice générale à la première occasion raisonnable.
  • Se débarrasser de tous les documents écrits d’une manière qui empêchera leur perte ou leur divulgation inappropriée à de tierces personnes.
  • À la fin de leur mandat, au moment de leur démission ou de leur destitution de leurs fonctions auprès de la SAPES, détruire ou rendre tous les documents confidentiels auxquels ils avaient eu préalablement accès.
  • Accéder, utiliser, transférer ou divulguer les renseignements privés et confidentiels seulement tel que requis par les obligations de leurs fonctions auprès de la SAPES, coopérer avec la SAPES lors d’une vérification ou d’une enquête relative aux renseignements confidentiels et fournir les registres demandés relatifs à une telle vérification ou une telle enquête.
  • Ne pas utiliser les renseignements confidentiels pour un avantage personnel ou pour un but illégitime.

Les conditions énoncées dans la présente politique et dans l’Engagement de confidentialité demeurent en vigueur même après que la personne cesse son association avec la SAPES.

La divulgation non autorisée de renseignements confidentiels ou privilégiés constitue une violation grave de la présente politique et toute personne qui divulgue des renseignements sans autorisation sera sujette à des mesures disciplinaires, y compris à la suspension ou à la destitution.

 

Approuvée par le Conseil le 17 avril 2020