Politique 1 : Adhésion

Dans le texte suivant, le masculin englobe les deux genres, masculin et féminin, et est utilisé pour alléger le texte.

Règlement administratif – Article 10

Toute modification à la présente politique doit être approuvée par les membres de la Société lors de la réunion générale annuelle des membres. La Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif exige que les résolutions extraordinaires soient adoptées aux deux-tiers (2/3) au moins des membres (1.1(p) Définitions – Résolution extraordinaire) pour les affaires qui se rapportent à l’adhésion et aux réunions des membres. Les détails de ceci sont inclus dans la présente politique et doivent être approuvés par les membres lors de la réunion générale annuelle. Ces détails sont décrits à l’Article 12.2 du Règlement administratif – Modifications nécessitant une résolution extraordinaire, et comprennent :

  • 12.2(d) créer une nouvelle catégorie ou un nouveau groupe de membres;
  • 12.2(e) changer une condition requise pour devenir membre;
  • 12.2(f) changer la désignation d’une catégorie ou d’un groupe de membres, ou ajouter, changer ou enlever tous droits et conditions appartenant à cette catégorie ou à ce groupe;
  • 12.2(g) diviser toute catégorie ou tout groupe de membres en deux ou plusieurs catégories ou groupes et fixer les conditions et les droits relatifs à chaque catégorie ou groupe;
  • 12.2(l) changer la manière de donner un avis aux membres ayant le droit de voter aux réunions des membres; et
  • 12.2(m) changer la manière dont les membres qui ne sont pas présents à une réunion des membres peuvent voter.

Le Règlement administratif de la Société reconnaît deux catégories de membres : les membres individuels (Article 10.1(a)(i)) et les membres institutionnels (Article 10.1(a)(ii)). L’adhésion individuelle est une adhésion roulante à partir de la date du versement de la cotisation et les membres individuels ont le droit de voter lors des réunions des membres (Article 11 – Réunions des membres). L’adhésion institutionnelle est valable pour l’année civile, du 1er janvier au 31 décembre, elle n’est pas calculée au prorata et les membres institutionnels ne disposent d’aucun droit de vote lors des réunions des membres. (Toute modification de ces conditions nécessite une approbation par résolution spéciale.)

Le Centre d’adhésion de la SAPES est un appendice du site web de la SAPES et constitue la base de données principale des membres individuels et des membres institutionnels de la Société. Il est utilisé pour envoyer les avis aux membres (14.1 – Méthode pour donner un avis). Les membres ont la responsabilité de mettre à jour leur profil d’adhésion et des rappels sont envoyés quand arrive la date de renouvellement de leur adhésion. De temps à autre, la Société envoie des courriels à tous les membres pour rappeler le renouvellement de l’adhésion. Les listes de membres sont tenues à jour pour tous les membres de la Société et les groupes affiliés (Article 6 – Groupes affiliés et Politique 6 – Groupes affiliés), et ces listes représentent le moyen officiel de communiquer des informations à la Société et aux groupes affiliés membres par le biais de courriels, d’avis, d’annonces et de forums de discussions envoyés à tous les membres. Le Centre d’adhésion est, avec l’aide de l’unité administrative, la responsabilité du secrétaire de la Société.

1. Catégories d’adhésion et droits d’adhésion

a. Membres individuels de la Société

Tous les membres individuels (Article 10.1(a) – Adhésion) ont les mêmes droits et privilèges et ont le droit de voter aux réunions des membres. La Société reconnaît différents types de membres individuels mais ceux-ci ne constituent pas des catégories ou des groupes distincts. Certains de ces types de membres peuvent bénéficier d’une réduction des droits d’adhésion (Politique 1(d) – Droits d’adhésion). Ces divers types sont les suivants :

  • Membres à vie : Outre les lauréats du Prix national 3M d’excellence en enseignement, le Conseil peut créer un comité de sélection composé d’un minimum de trois membres chargé d’évaluer les dossiers pédagogiques de membres de la Société qui ont été proposés ou suggérés pour une adhésion à vie à la Société;
  • Membres privilégiés : Les membres réguliers employés dans un établissement d’enseignement post-secondaire qui est membre institutionnel de la Société bénéficient d’une réduction des droits d’adhésion en tant que membres privilégiés;
  • Membres réguliers;
  • Membres étudiants : les étudiants sont éligibles à des droits d’adhésion réduits;
  • Membres retraités : les membres retraités sont éligibles à des droits d’adhésion réduits.

b. Membres institutionnels de la Société

L’adhésion institutionnelle (Article 10.1(b) – Adhésion) a été créée en 2007, elle reflète l’engagement des établissements envers l’excellence en enseignement et la pratique réflective. L’adhésion institutionnelle témoigne du climat positif et favorable à l’enseignement et à l’apprentissage de l’établissement.

Il existe deux types de membres institutionnels mais ces deux types ne constituent pas des catégories ou des groupes distincts au sein de la Société. Les deux types de membres institutionnels ont des droits et des privilèges identiques mais ne disposent d’aucun droit de vote lors des réunions des membres :

  • Type 1 : collèges et universités offrant principalement des programmes de premier cycle
  • Type 2 : universités polyvalentes et universités offrant des programmes de doctorat et de médecine

Chaque année en automne, généralement en octobre ou en novembre, des avis de renouvellement sont envoyés par le président de la Société aux membres institutionnels existants, ainsi que des invitations à devenir membres institutionnels aux collèges et aux universités d’un bout à l’autre du Canada. Les trousses d’information pour renouveler l’adhésion ou devenir membre de la SAPES contiennent en général les documents suivants : le rapport annuel de la SAPES, la brochure de la SAPES et une facture d’adhésion. Deux exemplaires des Guides verts publiés au cours de l’année écoulée sont également envoyés aux membres institutionnels fondateurs, et un exemplaire est inclus dans les autres trousses.

Membres institutionnels fondateurs :
Université Acadia, Université Brock, Université Carleton, Université Concordia Collège de l’Alberta, Université Dalhousie, Collège Durham, Collège Fanshawe, Collège Fleming, Collège universitaire Kwantlen, Université Lakehead, Collège Lambton, Collège universitaire Malaspina, Université McMaster, Université Memorial de Terre-Neuve, Collège Mohawk, Université Mount Allison, Université Mount Saint Vincent, Collège du Niagara, Collège Northern Lights, Collège agricole de Nouvelle-Écosse, Université Queen’s, Université Ryerson, Université Saint Mary’s, Collège Sheridan, Université Simon Fraser, Université St. Jerome’s, Université Thompson Rivers, Université Trent, Université du Québec à Montréal, Collège universitaire de la vallée du Fraser, Université de l’Alberta, Université de la Colombie-Britannique, Université de Calgary, Université de Guelph, Université du Manitoba, Université du Nouveau-Brunswick, Université de l’Institut de technologie de l’Ontario, Université d’Ottawa, Université de l’Île-du-Prince-Édouard, Université de la Saskatchewan, Université de Toronto, Université de Victoria, Université de Waterloo, Université Western, Université de Windsor, Université de Winnipeg, Université Wilfrid Laurier,

c. Adhésion des groupes affiliés

Outre les droits d’adhésion exigés des membres individuels de la Société, les groupes affiliés (Article 6 – Groupes affiliés) peuvent demander à leurs constituants de verser des droits d’adhésion supplémentaires.

d. Droits d’adhésion

Les droits d’adhésion de la SAPES sont approuvés par les membres de la Société.

2. Réunions des membres de la SAPES

Règlement administratif – Article 11

Cette section du Règlement administratif traite des réunions de tous les membres de la Société. Celles-ci sont de deux types : la réunion générale annuelle (Article 11.1 – Réunions annuelles) et les réunions spéciales (Article 11.2 – Réunion spéciale et réunion sur demande). Elles sont décrites en détails ci-dessous. Le Conseil d’administration peut convoquer les deux types de réunions. Si l’avis de convocation est envoyé par courriel, il doit être reçu par les membres de 21 à 35 jours avant la date de la réunion (Article 11.5(ii) – Avis d’une réunion). Le quorum (Article 11.8 – Quorum) est atteint lorsque 5 % des membres ayant le droit de voter sont présents dans les 30 minutes suivant l’heure à laquelle la réunion doit commencer. Si après que le quorum a été atteint le nombre de membres présents baisse à moins de 5 %, la réunion peut continuer avec des discussions d’ordre général dont un résumé sera présenté lors de la prochaine réunion du Conseil. Aucune décision ne peut être prise ni aucune affaire ne peut être traitée s’il n’y a plus quorum; toutefois, des recommandations peuvent être formulées pour la prochaine réunion du Conseil. Normalement, le président de la Société préside la réunion, mais en l’absence du président, le vice-président assurera la présidence. Veuillez noter que l’Article 11.5(c) – Avis d’une réunion donne l’impression que les dirigeants ne peuvent pas voter lors d’une réunion des membres, mais ceci est le cas seulement lorsqu’un dirigeant n’est pas également un administrateur. Notre manière de cumuler le mandat d’administrateur et celui de dirigeant fait en sorte que ces personnes peuvent voter lors des réunions.

Le Conseil d’administration doit convoquer une réunion spéciale (Article 11.2 – Réunion spéciale et réunion sur demande) des membres s’il en a reçu une demande de la part de 5 % des membres ayant le droit de voter; si le Conseil ne convoque pas une telle réunion dans les 21 jours suivant la réception d’une telle demande, les membres peuvent eux-mêmes convoquer la réunion.

a. Réunion générale annuelle des membres

La Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif exige qu’un réunion générale annuelle (Article 11.1 – Réunions annuelles) soit tenue au moment du Congrès annuel de la Société en juin de chaque année. Les affaires suivantes doivent être traitées lors de la réunion générale annuelle : élection des administrateurs (Article 11.1(b)), approbation des états financiers vérifiés (Article 11.1(a)) et nomination de l’expert-comptable (Article 11.1(c)) pour l’année à venir.

Les points supplémentaires suivants sont généralement inclus à l’ordre du jour de la réunion générale annuelle : rapport du président, budget, reconnaissance des nouveaux membres et des membres sortants du Conseil et des comités exécutifs des groupes affiliés, ainsi qu’une période de question posées par les participants.

b. Réunions spéciales des membres

Les points qui doivent être inclus à l’ordre du jour de la réunion générale annuelle (Article 1.1(a)-(d) et Article 11.5(b)) ne peuvent pas être des questions à traiter lors d’une réunion spéciale des membres, dont l’ordre du jour peut inclure des modifications au Règlement administratif, la révocation d’un administrateur, d’un dirigeant ou de l’expert-comptable, des modifications aux exigences de notification, ou toute autre affaire.

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Les révisions de cette politique visant à supprimer: 1) les détails spécifiques sur les droits d’adhésion et 2) les catégories de membre des groupes d’affiliés ont été approuvées à la réunion du conseil d’administration de septembre 2018. Approuvées par le conseil, ces révisions entreront en vigueur jusqu’à leur approbation par les membres lors de l’assemblée générale annuelle de 2019, conformément à la politique 1.
La présente politique a été approuvée lors de la réunion du Conseil tenue le 20 juin 2016.
La présente politique a été mise à jour en juin 2016 afin de contenir une référence adéquate aux modifications proposées au Règlement administratif de la SAPES. La liste des membres institutionnels fondateurs a également été ajoutée, ainsi que les exigences relatives à l’approbation des membres.
La présente politique a été approuvée à l’unanimité lors de la réunion du Conseil tenue le 10 décembre 2015.
Cette politique a été révisée le 27 avril 2015 pour tenir compte des nouveaux groupes constitutifs de la CÉSC et de l’ACEA Canada.

Remarque : Le terme « catégorie » est employé dans l’énoncé de la présente politique pour traduire le terme anglais « class », tel qu’employé dans la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif. Toutefois, dans le Règlement administratif de la Société, dont la traduction en français a été assurée par Gowling WLG, Ottawa, Ontario (juin 2016), les termes employés sont parfois « catégorie », parfois « classe ».