Article 11 : Réunions des members

Le Règlement administratif No. 1 de la SAPES a été préparé et traduit en français par Gowling WLG, Ottawa, Ontario (juin 2016)

11.1 Réunions annuelles

Sous réserve de la Loi, la réunion annuelle des Membres aura lieu à la date et à l’heure fixée par le Conseil, mais dans tous les cas, (i) ne sera pas plus de quinze (15) mois après la tenue de la dernière réunion annuelle, et (ii) au plus tard six (6) mois après la fin de l’année fiscale précédente de la Société. À chaque réunion annuelle des Membres, en plus de toute autre affaire qui peut être traitée, les Membres doivent :

(a) réviser et considérer les états financiers, le rapport de l’expert-comptable et tout autre rapport qui doit être présenté aux Membres à la réunion annuelle, tel que requis par la Loi ;

(b) élire les Administrateurs ;

(c) nommé l’expert-comptable ; et

(d) traiter de toute autre question pouvant être dûment soumise aux Membres.

11.2 Réunion spéciale et réunion sur demande

Le Conseil a le pouvoir de convoquer, à tout moment, une réunion spéciale des Membres. En plus, le Conseil devra convoquer une réunion des Membres sur demande écrite des Membres détenant au moins cinq pour cent (5%) des votes. Si le Conseil ne convoque pas une réunion dans les vingt et un (21) jours suivant la réception d’une telle demande, tout Membre ayant signé la demande peut convoquer la réunion.

11.3 Lieu de la réunion

La réunion annuelle ou toute réunion spéciale des Membres sera tenue au siège social de la Société ou à tout autre endroit au Canada tel que déterminé par le Conseil.

11.4 Réunions par moyens électroniques, etc.

Toute personne ayant le droit d’assister à une réunion des Membres peut participer à la réunion, conformément à la Loi, au moyen d’un appareil téléphonique, électronique ou autre qui permet à tous les participants de communiquer adéquatement entre eux au cours de la réunion, si ces méthodes de communications sont mise à la disposition des membres par la Société. Une personne qui participe à une réunion par ces moyens est réputée d’être présente à la réunion, aux fins d’application de la Loi.

11.5 Avis d’une réunion

(a) Un avis de l’heure et du lieu d’une réunion des Membres sera donné à chaque Membre qui, à la fermeture des bureaux à la date de clôture des registres pour avis ou si une date de clôture des registres pour avis n’est pas fixée à la fermeture des bureaux le jour précédant le jour où l’avis est donné, à le droit de recevoir un avis, par les moyens suivants:

(i) par la poste, par messager ou livraison personnelle à chacun de ces Membres, au cours d’une période de vingt et un (21) à soixante (60) jours avant la date à laquelle la réunion doit avoir lieu; ou

(ii) téléphonique, électronique ou autre à chacun de ces Membres, au cours d’une période de vingt et un (21) à trente-cinq (35) jours avant la date à laquelle la réunion doit avoir lieu.

(b) L’avis de toute réunion où doit être traitées des affaires spéciales doit préciser la nature de ces affaires de façon suffisamment détaillée pour permettre à un Membre de formuler un jugement sur l’affaire et doit indiquer le texte de toute Résolution spéciale qui sera soumise lors de la réunion. Aux fins du présent paragraphe, toutes les affaires traitées lors d’une réunion spéciale ou une réunion annuelle des membres, sauf l’examen des états financiers, le rapport de l’expert-comptable, l’élection des Administrateurs et la ré-nomination de l’expert-comptable, sont considérées comme faisant partie des « affaires spéciales ».

(c) Le Président, le Président-élu, le Vice-président, le Trésorier, le Secrétaire, l’expert-comptable et toute autre personne ou personnes désignées par le Conseil, aura le droit de recevoir un avis de toute réunion des Membres, d’y assister et d’être entendu, mais n’aura pas le droit de voter à ces réunions.

11.6 Renonciation de l’avis

Une réunion des Membres peut avoir lieu en tout moment et en tout lieu sans préavis si tous les Membres renoncent ou consentent autrement qu’une telle réunion ait lieu. La présence d’un Membre à une réunion des Membres est une renonciation à l’avis de la réunion, sauf si le Membre assiste à une réunion dans le but exprès de faire obstacle à toute transaction au motif que la réunion n’a pas été convoquée légalement.

11.7 États financiers annuels

Au lieu d’envoyer des copies des états financiers annuels et autres documents visés au paragraphe 172(1) de la Loi aux membres, la Société peut publier un avis indiquant que les états et documents financiers annuels prévus au paragraphe 172(1) sont disponibles au siège social de la Société et que tout Membre peut, sur demande, obtenir une copie sans frais au siège social ou par courrier affranchi.

11.8 Quorum

Les détenteurs de cinq (5%) pour cent des votes ayant le droit de voter à une réunion des Membres constitueront le quorum lors de cette réunion.

11.9 Manière de voter

(a) À toutes les réunions des Membres, chaque question sera déterminée par résolution ordinaire, sauf disposition contraire des Statuts ou la Loi.

(b) Si une réunion électronique ou téléphonique des membres est maintenue, toute personne participant à la réunion et ayant le droit de voter à cette réunion peut voter, conformément à la Loi, au moyen du téléphone ou par les moyens de communication électroniques que la Société a mis à sa disposition pour cette fin.

11.10 Résolutions écrites

Sous réserve de la Loi, une résolution écrite signée par tous les Membres habiles à voter sur cette résolution à une réunion des Membres est aussi valide que si elle avait été adoptée lors d’une réunion des Membres. Une telle résolution peut être signée en plusieurs exemplaires, dont chacun sera un original et qui, ensemble, constituent une seule et même résolution. Un Membre peut soumettre sa signature écrite par télécopie, courrier électronique ou tout autre moyen électronique de transmission fonctionnellement équivalent.